Efficiëntieboost en tijdwinst met Comax Connect en Comax Sync: Dirk Timmermans van TFRS Accountancy getuigt.

TFRS Accountancy is sinds 2018 een tevreden klant van Comax en maakt gebruik van de softwareoplossingen Comax Connect en Comax Sync. Dirk Timmermans, vennoot bij TFRS, getuigt over hoe deze oplossingen hun workflows hebben gestroomlijnd en aanzienlijk hebben bijgedragen aan het streven naar een papierloos kantoor.

 

“Comax heeft onze verwachtingen meer dan ingelost. De oplossingen, Comax Connect en Comax Sync, besparen ons aanzienlijk veel tijd en hebben de efficiëntie van onze processen verbeterd. Momenteel zijn er al meer dan 7000 documenten verwerkt sinds eind 2021, met een bijna 100% correcte doorzetting!”

      Dirk Timmermans – vennoot bij TFRS Accountancy

 

Een belangrijke factor in hun beslissing om met Comax samen te werken was de naadloze integratie met hun bestaande software, waaronder FID-Manager en Silverfin. Dirk vertelt hoe dit is verlopen: “Via Jean-Luc Oosters van FID-Manager zijn we bij Comax terechtgekomen voor het synchroniseren van data en documenten tussen onze softwaretoepassingen. Na het zien van de mogelijkheden was het voor ons snel duidelijk dat Comax hier de perfecte oplossingen voor heeft.”

 

Efficiëntie en Tijdsbesparing met Comax Connect:

Dirk legt uit dat Comax Connect wordt ingezet om documenten automatisch te synchroniseren tussen de softwaretoepassingen Silverfin en FID-Manager. Dit heeft geleid tot een verwerking van meer dan 7000 documenten sinds eind 2021! Handmatig documenten overzetten, kostte voorheen veel tijd en verhoogde het risico op fouten. Dirk benadrukt: “Met Comax Connect winnen we niet alleen tijd, maar verhogen we ook de nauwkeurigheid. Het saaie handmatige werk is verminderd, wat ons personeel efficiënter inzetbaar maakt. Zonder Comax kom je al snel aan vele kliks en stappen die er nodig zijn om documenten over te zetten. Ook al duurt dit maar een 15-tal seconden per document, op een 7000 documenten tikt dit snel door. Comax Connect zet dit om in een mooie tijdwinst die anders verloren zou gaan aan repetitieve taken.”

 

Data slim synchroniseren met Comax Sync:

TFRS Accountancy maakt ook gebruik van Comax Sync om gegevens automatisch te synchroniseren tussen hun beheertoepassing en Outlook. “Nieuwe klantgegevens actualiseren we in maar één softwareprogramma  en worden naadloos doorgezet naar Outlook. Zo zijn ze ook automatisch up-to-date voor gebruik op alle gsm’s van het personeel”. Dirk benadrukt het gemak hiervan en de meerwaarde voor klantenservice: “Altijd toegang hebben tot klantgegevens verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verbetert ook onze klantenservice. Doordat alle klantgegevens altijd automatisch worden bijgewerkt kunnen we ook snel en klantgericht reageren zodra we een oproep binnenkrijgen.”

 

Fijne samenwerking met Comax:

Dirk deelt nog zijn ervaring over de fijne samenwerking met Comax: “Er zijn zelden problemen met de Comax oplossingen, maar als er zich toch één voordoet, is de ondersteuning van Comax snel en responsief.” Met een lach voegt hij er nog aan toe: “Net omdat de Comax software zo goed is, wordt het snel gemist als er iets misgaat. Gelukkig is het altijd snel opgelost na een mailtje naar support.”

 

Als conclusie beveelt Dirk Comax nog aan aan andere kantoren. De betrouwbaarheid, efficiëntie en uitstekende ondersteuning maken van Comax een waardevolle partner in het streven naar geoptimaliseerde administratieve processen en een papierloos kantoor.

 

Ontdek andere succesverhalen van onze klanten zoals TFRS Accountancy op www.comax.be.

 

 

De Comax Minfin toepassing is eigenlijk een handige ‘dashboard’ structuur waarbij je de historiek van rekening courant kan raadplegen, alsook  het btw saldo, huurinformatie enz.  Deze informatie wordt dagelijks via een automatische login op MyMinFin  door Comax verzorgt en weggezet per klant en type document wat een aanzienlijke tijdswinst betekent voor het kantoor.

 

 

 

Dankzij Comax Minfin win ik niet alleen tijd, maar ook gemoedsrust. Nooit meer gefrustreerd achter de computer zitten, altijd direct toegang tot alle documenten en gegevens en ik verlies geen uren meer met wachten op de overheidssites.  Een investering die zichzelf terugbetaalt!

Na een demo met het sales team van Comax was de beslissing om met Comax samen te werken snel genomen en het is een keuze waar ik nog geen seconde spijt van heb gehad. De overtuigende factor? Tijdwinst. In hectische periodes hoef ik niet meer te worstelen met overheidssites die blokkeren. Mijn tijd is kostbaar, en Comax Minfin helpt mij om die tijd nu daadwerkelijk te besteden aan productief werk.

Een van de meest opmerkelijke voordelen is het onmiddellijk beschikbaar hebben van alle data en documenten. Mijn klanten ervaren proactieve betrokkenheid doordat ik snel kan reageren op overheidsvragen, zonder dat zij mij hoeven te waarschuwen. Dit is mogelijk dankzij het overzichtelijk dashboard van Comax Minfin, waar ik tijdens btw-periodes meteen inzicht krijg in btw-saldo’s en tijdens andere periodes moeiteloos toegang heb tot relevante documenten, tussentijdse resultaten van de btw-rekening courant, schulden en veel meer.

Dankzij een naadloze integratie van Comax Minfin met mijn Adminpulse zie ik de documenten die ’s nachts zijn geüpload direct in mijn Adminpulse-dashboard. Alles staat overzichtelijk klaar om snel en adequaat op te reageren.

Comax Minfin is niet alleen een tijdsbesparing, maar ook een kostenbesparing. Als eenmanszaak is de investering in dit product meer dan gerechtvaardigd. Ik ben een klein kantoor maar doordat het werk nu zo veel efficiënter verloopt, kan ik het voorlopig nog zonder dat ik extra personeel moet aannemen. Time is money, en Comax Minfin bespaart beide.

Ook ben ik zeer tevreden over de samenwerking met Comax. Heb ik een probleem of loopt de synchronisatie even niet, kan ik het zeer eenvoudig melden en word het probleem direct aangepakt en opgelost door het attente supportteam. De communicatie is helder, en ik voel me begrepen en ondersteund.

Zou ik Comax aanbevelen aan andere kantoren? Zonder twijfel. De tijdwinst die je behaalt, betaalt de investering direct terug. Vooral in drukke periodes, wanneer toegang tot overheidssites een uitdaging is, biedt Comax Minfin een rustige en efficiënte manier van doorwerken. Mijn advies aan andere kantoren: aarzel niet, Comax Minfin is de investering meer dan waard!

 

Ervaar zelf de tijdwinst en efficiëntie van Comax Minfin. Ontdek meer op www.comax.be.

 

In het bijzonder tijdens belastingperiodes is de Comax Minfin tool een absolute zegen en bespaart deze ons een zee aan tijd. Het elimineert de noodzaak om herhaaldelijk in te loggen, en plaatst alle cruciale gegevens en documenten in één handig overzicht binnen handbereik. In één klik hebben we toegang tot btw-rekeninguittreksels voor al onze gemandateerde klanten. Geen gedoe meer met post en klanten die achterlopen. Alles is nu binnen handbereik, wat onze efficiëntie aanzienlijk verhoogt.

Het dashboard van mijn Comax Minfin consulteer ik dagelijks. Het geeft duidelijk al mijn mandaten weer wat ontzettend handig is. De drie tabbladen voor documenten, details en mandaten bieden een gestructureerd overzicht van al mijn klanten, of ze nu een eenmanszaak of een vennootschap zijn. Het grote voordeel is dat alles uit MyMinfin gecentraliseerd komt te staan in dit dashboard en dat dit elke dag geüpdatet wordt. Heb je net iemand bijgevoegd, dan staat de dag erna meteen alle documenten en gegevens reeds in het Comax Minfin dashboard.

De tijdwinst is eveneens een belangrijke troef. Per dossier bespaar ik gemakkelijk 5 tot 10 minuten door met Comax Minfin te werken. Hoewel je dezelfde taken op andere manieren kunt uitvoeren, zou dit veel meer tijd kosten. Deze tijdbesparing is onmisbaar en rechtvaardigt ruimschoots de investering in deze tool.

Niet enkel Comax Minfin maar ook de samenwerking met Comax verloopt zeer vlot. Het vereist niet veel inspanning en na de installatie blijft alles gewoon soepel draaien.

Ik beveel Comax zeker aan aan andere kantoren! Comax Minfin is een waardevolle tool die aanzienlijke tijdwinst en efficiëntie oplevert voor het hele kantoor. Het is een onmisbare tool voor elk boekhoudkantoor!

 

Contacteer ons hier voor een demo van Comax Minfin op maat van uw bedrijf. 

 

 

Als onderdeel van ons digitaliseringsproces ben ik op zoek gegaan naar een efficiënte manier om facturen om te zetten naar UBL-bestanden. Zo ben ik al snel bij Comax terecht gekomen. Door de vele voordelen die hun oplossingen bieden, was de beslissing snel gevallen om met Comax samen te werken.

Eén van de grootste uitdagingen waarvoor ik stond, was het digitaliseren van onze processen. Ik moest kiezen tussen het in dienst nemen van extra personeel om gegevens en data te verwerken en in te voeren of deze processen te automatiseren. Mijn voorkeur ging uit naar het laatste.

Met Comax Flow hebben we onze workflow aanzienlijk verbeterd. Deze flow zorgt ervoor dat de eindklant zeer eenvoudig en op regelmatige basis alles digitaal kan aanleveren. De ontvangen facturen worden automatisch lokaal opgeslagen in onze eigen mappenstructuur, verwerkt en vervolgens opgehaald in Octopus.

Comax Mailbox is het begin van deze flow. Via een unieke mailbox gelinkt aan ons kantoor ontvangen wij alle documenten van onze klanten. De Comax-query biedt een handig overzicht van welke documenten er zijn binnengekomen per dossier. Vandaaruit kunnen we ze meteen bekijken, verwerken en verder doorsturen. Het grootste voordeel is dat we facturen in bulk kunnen verwerken, zelfs als ze niet optimaal worden aangeleverd door onze eindklanten. Dat is dan een digitale schoendoos die we ontvangen. Met Comax Split & Merge kunnen we alle documenten (pdf, jpg,…) snel splitsen in afzonderlijke bestanden om van daaruit door te zetten naar Comax UBL. Hiermee zetten we alle facturen vlot om naar UBL-bestanden.  De tijdwinst die deze Comax Flow oplossingen me opleveren bij het ontvangen en verwerken van facturen, maakt dat ik geen extra personeel in dienst moet nemen.

Een ander voordeel van Comax is dat de software lokaal op onze pc draait, wat resulteert in aanzienlijk snellere verwerkingstijden in vergelijking met Cloud gebaseerde oplossingen.

Onze eindklanten hebben ook geprofiteerd van deze digitalisering. Zelfs als ze voorheen met papieren facturen werkten, kunnen ze nu toch zeer eenvoudig digitaal aanleveren zonder gedoe. Het is zo eenvoudig als inscannen en op de knop verzenden drukken.  Zij hoeven niet digitaal met bepaalde software aan de slag. Beide partijen ondervinden zo het gemak van een digitaal dossier zonder dat de eindklant er wakker van ligt. De eindklant moet niet elke btw-periode opnieuw alle gegevens bijeen verzamelen en stuurt op regelmatige basis alles door. Het komt nog zelden voor dat ze facturen kwijt zijn of moeten gaan zoeken. Mijn klanten stappen zo onbewust mee in het digitale verhaal zonder dat bepaalde kennis of de aanschaf van bepaalde software nodig is.

Mijn samenwerking met Comax is uiterst positief. Het team van Comax is zeer toegankelijk en reageert snel op vragen of problemen. Ik ben erg tevreden over hun dienstverlening en de manier waarop hun software onze processen heeft verbeterd. Wat mij betreft is Comax dé speler voor UBL-factuurherkenning en dé partner om eindklanten, die niet digitaal-minded zijn, mee te krijgen in het digitale verhaal zonder dat er hoge kosten moeten aangerekend worden.

Wat een efficiënte tool deze Comax Split & Merge! Dankzij deze oplossing kunnen wij nu moeiteloos klanten overtuigen om hun documenten digitaal naar ons door te sturen.

Wij, langs onze kant, besparen veel tijd in de verdere verwerking en archivering van deze documenten. Of de klant nu een hoop facturen scant en in bulk naar ons doorstuurt, of enkel de gehandtekende pagina van een contract in JPG naar ons mailt. Wij slepen met gemak alle ontvangen documenten, ongeacht het bestandformaat, naar de Comax Split & Merge tool en kunnen deze, waar nodig, heel eenvoudig splitsen of samenvoegen.

Vervolgens archiveren wij vanuit de tool de documenten op de juiste plek of sturen we ze door naar onze boekhoudsoftware voor verder verwerking. Een bijkomend voordeel, alle pdf-documenten die we via deze tool archiveren, worden via OCR op tekst herkend. Dus op inhoud vinden wij nu ook elk document in ons archief vlot terug.

Een echte time-saver deze tool!

Al een langere tijd werken wij met verschillende Comax oplossingen die ons in drukkere periodes bijstaan en het tijdverlies tot een minimum beperken. Zo kunnen wij dankzij de Comax Minfin oplossing op onze twee oren slapen dat alle documenten tijdig in ons bezit zijn, waardoor wij goed vóór de deadline onze dossiers kunnen afwerken.

Met Comax File en ELO, ons Document Management Systeem (DMS), is het terugvinden van alle documenten een “piece of cake’. De Comax File oplossing zorgt ervoor dat iedereen alle documenten en mails steeds op de juiste plaats en met een correcte naamgeving archiveert. Dit resulteert in een mooie structuur en uniformiteit in ons digitaal archief ELO.

En met behulp van Comax Workflow gaat er geen kostbare tijd verloren aan het afhandelen van taken, tijdsregistratie en het opslaan van documenten in de juiste mappen. Dit verloopt nu volledig automatisch en vereist geen handmatige tussenkomst meer van onze kant.

 

 

Door de overstap naar Comax te maken heeft ons kantoor de volgende stap genomen in de digitalisering. Wij zijn heel tevreden over de vlotte samenwerking. Bij een probleem worden onze vragen binnen enkele uurtjes keurig opgelost.

 

Comax Minfin zorgt ervoor dat alle documenten uit MyMinFin die wij nodig hebben voor onze klanten,  automatisch en gestructureerd gedownload worden naar de boekhoudomgeving. Deze download gebeurt elke nacht  via  een automatische login op MyMinFin. De nieuwe documenten worden vervolgens gedownload en weggezet per klant en type document in onze boekhoud toepassing.

Wij werken graag met deze Comax toepassing en het  bespaart ons kantoor  veel tijd!

 

 

Ik ben echt tevreden met de Comax Minfin toepassing.   Het geeft me een echte tijdswinst omdat individuele downloads niet meer nodig zijn en alle documenten lokaal staan.