Als onderdeel van ons digitaliseringsproces ben ik op zoek gegaan naar een efficiënte manier om facturen om te zetten naar UBL-bestanden. Zo ben ik al snel bij Comax terecht gekomen. Door de vele voordelen die hun oplossingen bieden, was de beslissing snel gevallen om met Comax samen te werken.

Eén van de grootste uitdagingen waarvoor ik stond, was het digitaliseren van onze processen. Ik moest kiezen tussen het in dienst nemen van extra personeel om gegevens en data te verwerken en in te voeren of deze processen te automatiseren. Mijn voorkeur ging uit naar het laatste.

Met Comax Flow hebben we onze workflow aanzienlijk verbeterd. Deze flow zorgt ervoor dat de eindklant zeer eenvoudig en op regelmatige basis alles digitaal kan aanleveren. De ontvangen facturen worden automatisch lokaal opgeslagen in onze eigen mappenstructuur, verwerkt en vervolgens opgehaald in Octopus.

Comax Mailbox is het begin van deze flow. Via een unieke mailbox gelinkt aan ons kantoor ontvangen wij alle documenten van onze klanten. De Comax-query biedt een handig overzicht van welke documenten er zijn binnengekomen per dossier. Vandaaruit kunnen we ze meteen bekijken, verwerken en verder doorsturen. Het grootste voordeel is dat we facturen in bulk kunnen verwerken, zelfs als ze niet optimaal worden aangeleverd door onze eindklanten. Dat is dan een digitale schoendoos die we ontvangen. Met Comax Split & Merge kunnen we alle documenten (pdf, jpg,…) snel splitsen in afzonderlijke bestanden om van daaruit door te zetten naar Comax UBL. Hiermee zetten we alle facturen vlot om naar UBL-bestanden.  De tijdwinst die deze Comax Flow oplossingen me opleveren bij het ontvangen en verwerken van facturen, maakt dat ik geen extra personeel in dienst moet nemen.

Een ander voordeel van Comax is dat de software lokaal op onze pc draait, wat resulteert in aanzienlijk snellere verwerkingstijden in vergelijking met Cloud gebaseerde oplossingen.

Onze eindklanten hebben ook geprofiteerd van deze digitalisering. Zelfs als ze voorheen met papieren facturen werkten, kunnen ze nu toch zeer eenvoudig digitaal aanleveren zonder gedoe. Het is zo eenvoudig als inscannen en op de knop verzenden drukken.  Zij hoeven niet digitaal met bepaalde software aan de slag. Beide partijen ondervinden zo het gemak van een digitaal dossier zonder dat de eindklant er wakker van ligt. De eindklant moet niet elke btw-periode opnieuw alle gegevens bijeen verzamelen en stuurt op regelmatige basis alles door. Het komt nog zelden voor dat ze facturen kwijt zijn of moeten gaan zoeken. Mijn klanten stappen zo onbewust mee in het digitale verhaal zonder dat bepaalde kennis of de aanschaf van bepaalde software nodig is.

Mijn samenwerking met Comax is uiterst positief. Het team van Comax is zeer toegankelijk en reageert snel op vragen of problemen. Ik ben erg tevreden over hun dienstverlening en de manier waarop hun software onze processen heeft verbeterd. Wat mij betreft is Comax dé speler voor UBL-factuurherkenning en dé partner om eindklanten, die niet digitaal-minded zijn, mee te krijgen in het digitale verhaal zonder dat er hoge kosten moeten aangerekend worden.