Als accountantskantoor besloten wij te investeren in de archiveringssoftware van COMAX. Wij kozen voor hun oplossing omdat zij naadloos konden integreren met Admin-DMS van Syneton.
Vanaf nu scannen wij alle documenten rechtstreeks naar de mappen van onze cliënten en dit bovendien met het juiste keyword, vooraf ingestelde bestandsnaam en alle documenten ook nog OCR herkend. Enkele cliënten gebruiken het systeem al om online hun documenten te raadplegen. Door de karakterherkenning kunnen zij vrij snel de juiste info die ze zoeken in hun documenten terugvinden. Sedert de aanschaf van de software, zijn we weer een stapje dichter bij de digitalisering van ons kantoor.
Als accountantskantoor is het voor ons belangrijk dat we zo efficiënt mogelijk werken met een zo groot mogelijke service naar onze klanten toe. Om deze reden hebben wij besloten om een samenwerking met COMAX aan te gaan gelinkt op onze reeds bestaande softwarepakketten.
Zo kunnen wij met de COMAX UBL module gekoppeld aan het Unit4 Venice pakket enorm veel tijd besparen. De facturen worden automatisch omgezet in UBL en rechtstreeks geïmporteerd naar Venice.
COMAX split & merge zorgt er dan weer voor dat wij eenvoudig de nodige documenten kunnen splitsen. Onze klanten sturen gemakkelijk alle facturen door in 1 pdf en met COMAX split & merge kunnen wij deze zeer gemakkelijk en snel splitsen en meteen doorsturen naar het juiste pakket. Zo zit alles digitaal in het boekhoudsysteem en gebeurt de verdere verwerking zeer vlot.
De omzetting naar een volledig digitaal archief werd mogelijk met de oplossingen COMAX ocr & search en COMAX File. Met COMAX File kan iedereen alles correct archiveren in de juiste map en met de juiste naam zodat er geen wanorde in onze mappenstructuur ontstaat. COMAX Ocr & Search zorgt ervoor dat al onze bestanden in ons archief op tekst herkend worden waardoor we elke document gemakkelijk en snel kunnen terugvinden op inhoud.
Dankzij de COMAX Connect module hebben wij onze administratie kunnen digitaliseren en optimaliseren. Niet enkel resulteerde dit voor ons ook in een enorme tijdswinst maar wij hebben hierdoor de service naar onze klanten ook versterkt. Alle administratie wordt maar éénmalig gearchiveerd en komt meteen op de juiste plaatsen terecht. De eindklant heeft digitaal toegang tot zijn administratie waardoor wij ook sneller zijn documenten digitaal doorgestuurd krijgen. Een win voor beide partijen. Facturen komen nu ook automatisch binnen in handige overzichtsmappen per klant. En met behulp van COMAX Query krijgen we meteen een duidelijk overzicht hoeveel er per klant klaarstaan.
Het is zeer fijn om met COMAX samen te werken. Alles verloopt vlot en er zijn veel minder manuele handelingen. Er is een snelle interactie van het team, snelle updates en je krijgt meteen feedback op al je vragen. Er is ruimte voor wederzijdse communicatie.
Wij kunnen COMAX zeker aanbevelen als betrouwe partner in de zoektocht naar een tijdsefficiëntere en digitale aanpak van uw kantoor.
Met Konsilanto zijn wij al lang op zoek naar een manier om ons permanentdossier te delen met onze klant. Het gebeurt immers al te vaak dat de klant op zoek is naar een oprichtingsakte, kredietovereenkomst, etc en dat hij deze bij ons dient op te vragen. Het zou toch veel gemakkelijker zijn als de klant deze te allen tijde online ter beschikking had. Wij als accountantskantoor hebben deze documenten allemaal opgeslagen in onze verkennerstructuur.
Dankzij COMAX kunnen we deze informatie nu op een makkelijke manier delen met onze klanten. COMAX zorgt voor de synchronisatie van ons permanent dossier naar Clearfacts en Silverfin. Het was een kwestie van goed aan te duiden welke documenten gesynchroniseerd mochten worden en uiteraard ook een uniforme mappenstructuur in onze verkenner (gelukkig was deze al aanwezig).
Als kantoor hebben wij dus zeer weinig werk gehad, de kostprijs van COMAX is heel laagdrempelig en voor onze klant leveren we een grote meerwaarde!
Dankzij de oplossingen van COMAX hebben wij onze interne administratie kunnen optimaliseren en stroomlijnen. De juiste documenten worden op de juiste plaats gearchiveerd waardoor we deze ook makkelijk en automatisch kunnen ter beschikking stellen van onze klanten via COMAX Connect. Dankzij die tool wordt het ook makkelijk voor klanten om ons alles digitaal aan te leveren en makkelijk voor ons om alles digitaal te verwerken.
Klanten hebben nu steeds toegang tot hun belangrijkste documenten, zodat zij ons niet meer (onnodig) moeten bellen voor een kopie omdat wij een beter klassement aanhouden dan zij.
