COMAX FILE

Elk bedrijf heeft nood aan een gestructureerd digitaal archief. Maar dit blijkt in praktijk dikwijls een moeilijk gegeven. Mensen gaan creatief om met folders aanmaken en documenten benoemen waardoor het mooie archief snel een wanordelijk kluwen wordt. Met COMAX file kunnen we dit voorkomen. De tool zorgt ervoor dat je documenten en mails systematisch en gestructureerd naar uw verkenner-structuur of DMS kan archiveren.

Dit gebeurt via een pop-up waarbij een aantal meta-data gevraagd wordt. Waardoor het document aansluitend met de juiste naam in de juiste map terecht komt. Bepaalde meta-data kunnen automatisch voorgesteld worden in de pop-up (vb. voorstel klant a.d.h.v. mailadres, herkenning dossiernummer uit onderwerp,…)

Bijkomend kan u met de nieuwe feature onmiddellijk To Do’s aanmaken in Outlook of rechtstreeks in uw beheerpakket.

Vraag Offerte Aan Maak Een Afspraak

De pop-up om correct te archiveren wordt volledig op maat van uw verkenner-structuur of DMS gemaakt. We kunnen met meerdere factoren rekening houden:

 

De COMAX file oplossing kan geïntegreerd worden in alle Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) alsook aangestuurd worden door het slepen van diverse documenten naar de tool. Daarnaast kan de tool geïntegreerd worden in COMAX SPLIT & MERGE of rechtstreeks op uw kopieertoestel / scanner.

In een gestructureerd archief vindt iedereen altijd zijn weg en het juiste document terug. Daarenboven zorgen we via COMAX OCR & SEARCH voor een volledige tekstherkenning waardoor heel uw archief op inhoud doorzoekbaar wordt. Een bijkomend voordeel is dat een gestructureerd archief makkelijk deelbaar wordt naar andere toepassingen of naar uw klanten. Lees meer hierover bij COMAX CONNECT.

 

Vraag Offerte Aan Maak Een Afspraak