Dankzij Dashboard kan ik complexloos en intuïtief werken. Ik heb altijd up-to-date informatie ter beschikking waardoor ik mijn zaak in één oogopslag kan overschouwen. Dit is een enorme meerwaarde. De dagdagelijkse onwetendheid waarmee ik moest werken, was een doorn in mijn oog alsook de berg administratie verwerken, vroeg een hoop tijd.
Door met Dashboard te werken, levert ons dit een tijdsbesparing van minstens 15 uur per week op. Dat is enorm. De orderadministratie wordt op de baan en bij de klant direct verwerkt. Dit spaart enorm veel tijd uit voor onze vertegenwoordigers als onze backoffice. Bovendien ben ik zeker dat, mochten we ons hier nog meer op toeleggen, de tijdswinst nog groter zou worden.”
De leidinggevenden hebben elke seconde zicht op de bestellingen en kunnen zeer snel reageren. Daardoor gebeuren de bestellingen van onze aankoopdienst ook efficiënter. En het zorgt ervoor dat we onze klanten veel sneller kunnen helpen met al hun vragen rond bestellingen, facturatie en stock.
Van der Valk Hotel Beveren spaart voltijdse arbeidskracht uit dankzij digitale tools.
Van der Valk Hotel Beveren maakt deel uit van de Van der Valk groep. Het viersterrenhotel beschikt over 196 kamers, 4 verschillende restaurants, meeting faciliteiten, feestzalen en een uitgebreide wellness- fitness omgeving.
“Daarnaast kan je ook terecht in onze escape rooms”, zegt Jurgen Van Den Branden, Finance Manager bij Van Der Valk Van der Valk Hotel Beveren. “We hebben niet stilgezeten tijdens de corona-periode. Onlangs hebben we de eerste gasten ontvangen in ons nieuw grillrestaurant “Le Jardin”. Volledig corona proof en uitgerust met een filmzaal. Zo kunnen onze gasten in alle comfort genieten van een avondje film, voetbal, Tour de France of Olympische Spelen. Eind juli openen we ook onze nieuwe vleugel met 63 luxekamers” waaronder 11 suites.
Complexe administratie vraagt veel tijd
De administratie en boekhouding bijhouden is een hele uitdaging voor een groot hotel zoals Van der Valk Hotel Beveren. Van Den Branden slaakt een diepe zucht als hij eraan terugdenkt: “Nog geen twee jaar geleden deden we alles manueel: facturen kopiëren, klasseren, bestelbonnen en facturen opzoeken en koppelen, … Maar ook het bijhouden van de inkoopfacturen en technische fiches was een hele uitdaging. Er ging heel veel tijd verloren aan opzoekwerk.”
Daarom ging Van der Valk Hotel Beveren op zoek naar een manier om hun administratie en boekhouding efficiënter te laten verlopen. Zo kwamen ze al snel uit bij de digitale oplossingen van Comax.
Digitale oplossingen bij Van der Valk Hotel Beveren
Van der Valk Hotel Beveren was in de eerste plaats op zoek naar een oplossing om het opzoeken van facturen, bestelbonnen en andere documenten makkelijker en sneller te maken. Ze kozen voor de volgende digitale tools van Comax:
Comax Print
Zodra Van der Valk Hotel Beveren via mail een bestelling ontvangt, wordt deze mail (incl. eventuele bijlagen) met één druk op de knop als PDF opgeslagen in de hiervoor voorgeprogrammeerde Comax folder. Comax doet dit door alle openstaande schermen te scrapen. De software zoekt het betreffende bestelnummer op in het ordersysteem waarin alle bestellingen genoteerd staan.
Via Comax Print wordt de bestelbon vervolgens automatisch toegevoegd aan de factuur, samen met de verkoopsvoorwaarden en eventuele commerciële acties. Het geheel wordt aansluitend automatisch digitaal verstuurd naar de klant. Elk factuur wordt tevens digitaal gearchiveerd.
Comax UBL
Met Comax UBL wordt elke aan- en verkoopfactuur automatisch omgezet naar een universeel UBL-bestand. Zo kunnen de aankoopfactuurgegevens direct ingelezen worden in het boekhoudpakket van Van der Valk Hotel Beveren. Daarnaast wordt, tevens dankzij Comax Ubl, elke uitgaande pdf-factuur ook verstuurd als UBL-file. Hierdoor kunnen klanten de factuur sneller verwerken met als positief gevolg dat ze ook sneller betaald wordt. Een dubbel voordeel voor Van der Valk Hotel Beveren dus.
Comax Split & Merge
Met Comax Split & Merge kunnen allerhande documenten (PDF, mails, JPG, Word, …) gemakkelijk gesplitst worden in individuele bestanden of samengevoegd en omgezet worden naar PDF. Die kunnen vervolgens meteen opgeslagen worden in hun verkenner of document-managementsysteem. Dankzij de tekstherkenning (OCR) kan elk van deze documenten op inhoud worden doorzocht. Zo wordt het opzoeken van gegevens en documenten heel makkelijk. “We gebruiken het ook om technische fiches van onze installaties en apparaten digitaal op te slaan”, zegt Van Den Branden. “Zo kunnen we bij een defect onderdeel, snel de juiste gegevens over het betreffende onderdeel terugvinden via een simpele search in ons digitaal archief.”
“Goede service met snelle interventies”
“De implementatie van de verschillende Comax tools ging heel vlot”, vertelt Van Den Branden. Dankzij de snelle interventies van Comax waren de weinige schoonheidsfoutjes ook heel snel opgelost. De na-service is heel goed en ze spelen steeds kort op de bal.”
Wij zijn zeer tevreden over de werking van de Comax Barcode oplossing.
We besparen tijd, alles is centraal en we moeten niet meer achter documenten gaan zoeken. De gescande documenten hebben mooi een naam. Het is een meerwaarde voor onze organisatie. Wij zijn zelfs aan het denken om deze oplossing nog verder uit te breiden.
Sinds enkele jaren maken wij gebruik van de Comax print module. Hiermee hebben wij een overzichtelijke oplossing gevonden voor onze periodieke facturatie. Dankzij deze module worden, afhankelijk van de keuze van onze klant, onze facturen automatisch gemaild of geprint. Momenteel sturen wij reeds meer dan 50% van onze facturen per e-mail. Wat dus ook zorgt voor 50% minder papier, enveloppen, inkt en frankeerkosten. Daarnaast is de tijdswinst die dit oplevert ook mooi meegenomen.
Ondertussen hebben we deze module uitgebreid waardoor we nu ook automatisch pdf-bestanden kunnen meesturen. Promo’s, acties of algemene info zoals nieuwe openingsuren sturen wij op deze manier automatisch mee met iedere factuur.
Als één van de grootste onafhankelijke verdelers van auto-onderdelen verwerkt De Jonghe Autoparts dagelijks honderden in- en uitgaande documenten. De oplossing van COMAX zorgt ervoor dat De Jonghe Autoparts deze documenten op een vlotte manier elektronisch opslaat en razendsnel kan consulteren en reproduceren indien nodig.
Dankzij de efficiënte en professionele implementatie van de scanningmodule door COMAX, hebben we al veel kostbare tijd, die vroeger besteed werd aan klasseren en archiveren, gewonnen. Al onze medewerkers die de scanningmodule gebruiken, zijn enthousiast!
Bij Transmare Chemie was het stijgend aantal inkomende facturen die één voor één ingeboekt moesten worden een echt knelpunt. Om dit probleem op te lossen zijn wij via via bij COMAX terecht gekomen. COMAX zorgt er voor dat, dankzij een paar eenvoudige oplossingen, de facturen nu automatisch ingelezen worden en het handmatig inboeken drastisch gereduceerd werd.
Hierdoor zijn de aantal fouten sterk verminderd en heeft onze Finance afdeling extra tijd vrij waardoor zijn nu analytische controles kunnen doen en kunnen mee denken aan verbeteringen.
Dankzij COMAX konden we een belangrijke stap zetten in de digitalisering van Transmare Chemie. Immers, er ontstond een directe band (via interface) tussen de inkomende gescande facturen en het inlezen in het boekhoudpakket. Het aantal manuele transacties is nu, na een inloopperiode waarin nog één en ander gefinetuned moest worden, sterk gereduceerd en het inlezen gebeurt quasi volledig automatisch.
Het is heel erg fijn om met COMAX samen te werken. Vooral hun snelle en persoonlijke service en het oplossingsgericht denken konden we erg appreciëren.
