Cronos Groep en COMAX Minfin: de start van een mooie samenwerking
Cronos, een innovatieve groep met meer dan 9000 medewerkers en 600 dochterondernemingen in de Benelux, is klant bij COMAX voor de vereenvoudiging van hun administratieve processen. We spraken met Tom De Smet, manager van de centrale boekhoudafdeling, die ons meer vertelt over hun werkwijze en de voordelen van COMAX Minfin, de software tool die het hele MyMinfin proces automatiseert.
Start van een productieve samenwerking
Tom herinnert zich het moment dat COMAX bij Cronos op de radar verscheen “Het was via een nieuwe medewerker die eerder met COMAX-software had gewerkt en zeer tevreden was over de functionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid ervan. Zij kwam uit de accountancy sector waar COMAX een sterke reputatie in heeft. Na het zien van de COMAX Minfin tool hebben we dan ook snel besloten om de samenwerking op te starten.”
“Comax Minfin is een onmisbaar hulpmiddel op onze afdeling. Vroeger hadden we de ID-kaart en code van elke bestuurder nodig om MyMinfin documenten te kunnen raadplegen. Nu verloopt alles volledig automatisch wat ons enorm veel tijd bespaart.”
Tom De Smet – Manager boekhoudafdeling bij Cronos
Gebruiksgemak van COMAX Minfin
Voor Cronos was het verwerken van de 590 Belgische dossiers vroeger een zeer tijdrovend proces. Tom vertelt “Vroeger hadden we de ID-kaart en code van elke bestuurder nodig om documenten in MyMinfin te kunnen raadplegen. Met COMAX Minfin verloopt dit nu volledig automatisch wat ons enorm veel tijd bespaart. De tool is heel handig, laagdrempelig en ondertussen onmisbaar binnen Cronos. Heel fijn dat we er snel mee aan de slag konden na de installatie.” vat Tom De Smet het nog samen.
Hij gaat verder: “Een belangrijke troef van COMAX Minfin is de handige e-mailnotificatiefunctie. De juiste personen worden automatisch op de hoogte gebracht zodra er nieuwe dringende documenten zijn binnengekomen,” aldus Tom. “Dit voorkomt dat belangrijke documenten blijven liggen en zorgt ervoor dat collega’s er meteen mee aan de slag kunnen.”
“Ook het dashboard van COMAX Minfin is zeer waardevol. Hiermee kunnen we, onder meer, snel en eenvoudig de rekening-courant en de aanslagbiljetten van de vennootschapsbelasting raadplegen,” vertelt Tom. “Dit is vooral een waardevol hulpmiddel tijdens de drukke btw-periodes. Ook de toegankelijkheid van documenten via de vertrouwde mappenstructuur is een groot pluspunt.”
Aanzienlijke tijdswinst en fijne samenwerking
De tijdswinst die COMAX Minfin oplevert, is volgens De Smet onmiskenbaar groot. “Je hoeft niet in te loggen met It’sme of je ID. Alles staat in je eigen mappenstructuur, klaar om direct te gebruikt te worden. Naast tijdsbesparing, ervaart Cronos nog tal van andere voordelen. “De samenwerking met COMAX verloopt vlot en efficiënt,” zegt Tom. “De installatie was eenvoudig en de support is top. We bevelen COMAX dan ook zeker aan andere kantoren aan!
Nog meer automatisaties met COMAX Bnb en COMAX eBox
Naast Comax Minfin, gebruikt Cronos ondertussen ook de COMAX Bnb oplossing om hun proces rond het neerleggen van jaarrekeningen te automatiseren. Deze tool automatiseert het globaal neerleggen bij de Nationale Bank tot het globaal betalen van alle neerleggingen.
Zeer recent hebben ze besloten om de samenwerking nog verder uit te breiden met COMAX eBox. Een oplossing die het hele administratieve proces rond e-Box Enterprise automatiseert, van het downloaden, archiveren tot het doorsturen van e-Box berichten naar de juiste medewerkers. Tom bevestigt: zodra we up & running zijn met deze tool, gaat dit ongetwijfeld weer een aanzienlijke tijdwinst opleveren en de efficiëntie van het team alleen maar verhogen. We kijken er naar uit!”
Bent u ook op zoek naar een manier om uw administratieve processen te vereenvoudigen?Neem dan zeker contact op met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We tonen u graag wat COMAX voor uw onderneming kan betekenen.
Comax in de praktijk bij Peeters-Govers: Digitalisatie maakt ruimte voor boeiender en uitdagender werk
In een wereld waarin efficiëntie en digitalisering cruciaal zijn, heeft Groep Peeters-Govers, een vooraanstaand familiebedrijf, gekozen voor Comax als vaste partner in de digitalisering van hun administratieve processen. Peeters-Govers is uitgegroeid tot een gevestigde waarde in zowel B2B-activiteiten in Food alsook meerdere vennootschappen in Retail. Met hun groothandel Délidis beleveren zij dagdagelijks verse aardappelen, groenten, fruit en vlees aan horeca, supermarkten, scholen, ziekenhuizen en andere B2B klanten. Met hun 15 Albert Heijn supermarkten zijn ze de grootste franchisenemer van Albert Heijn in België.
We spraken met Daisy Oostvogels, hoofdboekhoudster bij Peeters-Govers, om te ontdekken hoe Comax de administratieve processen bij hen heeft gedigitaliseerd en hoe dit ruimte heeft gecreëerd voor boeiender en uitdagender werk.
“Met Comax hebben we niet alleen repetitieve taken geautomatiseerd, maar we hebben ook de job-inhoud van onze medewerkers veel uitdagender gemaakt. Het denkwerk staat nu centraal, en we kunnen ons volledig richten op de boeking en verwerking van facturen.”
Peeters-Govers kwam bij Comax terecht via Ruth Boel van het bedrijf Annexe. Als projectleider van hun boekhoudpakket Venice en partner van Comax bracht ze beiden in contact. Na een demo van de verschillende Comax oplossingen was het meteen duidelijk dat Comax heel wat mogelijkheden tot digitalisering en automatisering te bieden had voor de groeiende Groep Peeters-Govers.
Automatisering van het aankoopproces: Een Gamechanger
Peeters-Govers was op zoek naar een oplossing om het aankoopproces te digitaliseren. Daisy legt uit dat de Comax Split & Merge tool meteen hun aandacht trok: “Met Comax kunnen we één pdf-document met meerdere facturen snel en correct splitsen in meerdere verschillende te boeken facturen. Dat was onze eerste eyeopener.Wij hebben voor elke vennootschap een aparte mailbox, dat zijn er dus een dertigtal”, vertelt Daisy Oostvogels. “Voorheen moesten we zelf alle bestanden uit al die mailboxen halen en ze manueel in de juiste map plaatsen.”
“De automatische factuurherkenning en de naadloze integratie met het boekhoudpakket Venice waren de volgende gamechangers. Dankzij Comax is dit hele proces nu geautomatiseerd, wat resulteert in gebruiksgemak en een aanzienlijke tijdwinst.”
Impact op personeel en uitdagender werk
Het aantal medewerkers is gelijk gebleven, doch heeft de implementatie van de Comax-tools de job-inhoud van de medewerkers aanzienlijk veranderd. Daisy benadrukt: “Het denkwerk staat nu centraal, en de uitdaging op de job is verschoven naar de concentratie op de factuur, de boeking en de verwerking van de factuur in de boekhouding. Medewerkers hebben nu meer tijd om zich te concentreren op essentiële taken, zoals het controleren van BTW, het matchen van goederenontvangsten, wat de foutenmarge alleen maar ten goede komt.“
Comax modules in actie: Mailbox, Split & Merge, UBL, File en eBox
Een automatische flow voor de verwerking van aankoopfacturen
Comax Mailbox: Lege mailboxen en geordende dossiers.
Met Comax Mailbox heeft Peeters-Govers zijn digitale aankoopfacturenstroom geoptimaliseerd voor 30 verschillende vennootschappen. Waar vooraf alle aankoopdocumenten manueel uit 30 verschillende mailboxen werden gehaald, gebeurt dit nu automatisch. De documenten worden automatisch opgehaald en automatisch gearchiveerd in de juiste dossiers.
Comax Split & Merge: Eenvoudig splitsen en samenvoegen.
De volgende stap in hun workflow is Comax Split & Merge. Met deze oplossing splitsen ze de dagelijks ontvangen documenten in afzonderlijke bestanden. “Soms ontvangen we pdf-bestanden die meer dan één factuur omvatten. Vroeger moesten we zo’n bestand dan uitprinten en factuur per factuur weer inscannen”, herinnert Oostvogels zich. “Met de Split & Merge-module kunnen we alle bestanden echter digitaal splitsen en er eventueel zelfs bijlages of extra toelichtingen aan toevoegen. Dat bespaart enorm veel tijd.”
Comax UBL:Automatischeomzetting tot UBL dankzij factuurherkenning. *
Na het splitsen en samenvoegen kunnen ze vanuit de Comax Split & Merge tool onmiddellijk de facturen omzetten naar een UBL-formaat. Dankzij factuurherkenning worden zo de juiste velden zoals onder andere leveranciersnaam, factuurnummer, factuurdatum en bedragen automatisch herkend en ingevuld. De UBL wordt vervolgens automatisch ingelezen in het boekhoudpakket Venice zodat er zeer vlot tot boeking kan worden overgegaan.
Verkoopfacturen rechtstreeks doorgezet in het boekhoudpakket
Voor de boeking van hun verkoopfacturen, waaronder de kasfacturen van 15 Albert Heijn supermarkten en lotto-transacties vertrouwt Peeters-Govers eveneens op Comax. “De csv-bestanden worden door Comax automatisch ingelezen en klaargezet voor boeking in het boekhoudpakket Venice. Dit proces draait volledig op de achtergrond, zonder enige handmatige interventie.” Daisy Oostvogels benadrukt: “Comax heeft ons de vrijheid gegeven om ons te concentreren op het echte werk, wetende dat de dagelijkse flow van binnenhalen, doorzetten en verwerken van de facturen feilloos op de achtergrond wordt afgehandeld.”
Efficiënt en gestructureerd archiveren met Comax File
Bijkomend maken ze gebruik van de Comax File tool. Met deze oplossing archiveren ze documenten & mails meteen vanuit alle Office-toepassingen (Outlook, Word, Excel, …) maar ook webpagina’s correct en gestructureerd in hun digitaal archief. Alle documenten, mails en bijlagen komen zo voor elke vennootschap op een correcte manier in hun mappenstructuur te staan: per jaar, per vennootschap, per soort document en dit met de juiste benaming en meta-datering.
E-Box Enterprise mails: automatisch gedownload, gearchiveerd en doorgestuurd
De nieuwste toevoeging aan hun arsenaal, Comax eBox stelt Peeters-Govers in staat om de flow rond E-Box Enterprise te automatiseren. Zo krijgen ze, zonder manueel in te loggen, alle documenten en mails uit hun verschillende E-box Enterprise accounts en uit MyMinfin Pro automatisch binnen in hun eigen omgeving.
Via het overzicht zien ze zeer snel welke nieuwe documenten er per vennootschap zijn binnengekomen. De documenten die verdere verwerking nodig hebben, zoals verkeersboetes, facturen, RSZ-documenten, … worden per direct automatisch doorgestuurd naar de juiste collega zodat deze er verder mee aan de slag kan gaan.
Voordelen in overvloed
Daisy Oostvogels vertelt over de voordelen die ze er ervaren door te werken met de Comax tools. “We besparen niet alleen tijd en kosten, maar we hebben de nauwkeurigheid van onze boekhoudkundige processen aanzienlijk verbeterd.”
“Het grootste voordeel is de automatisatie waardoor het verwerkingsproces van onze medewerkers aangenamer wordt en ze zich kunnen focussen op het echte boekhoudwerk. Het manuele en repetitieve werk is geautomatiseerd en de medewerkers kunnen zich nu richten op meer uitdagende taken die beter aansluiten bij de strategische doelen van het bedrijf.”
Advies aan kmo’s: digitaliseer en transformeer
Daisy Oostvogels sluit af met een advies aan kmo’s: “Bekijk je repetitieve processen en automatiseer zo veel mogelijk. Zodoende kan je voor je medewerkers een meer uitdagend takenpakket samenstellen, dat daarenboven beter aansluit op de noden van het bedrijf en haar beleid.”
Peeters-Govers en Comax bewijzen dat digitale transformatie niet alleen efficiëntie oplevert, maar ook de werknemerservaring en de kwaliteit van het werk verbetert. Wil je meer weten over hoe digitalisering en automatisering in jouw bedrijf een verschil kan maken?
* Comax UBL is een perfecte tijdbesparende tussentijdse oplossing voor e-facturatie, in afwachting van de verplichte e-facturatie via Peppol vanaf 1 januari 2026. Comax maakt zich klaar om vanaf begin 2025 een officieel Peppol Acces point te zijn. Meer informatie kan u hier terugvinden.
Dankzij Dashboard kan ik complexloos en intuïtief werken. Ik heb altijd up-to-date informatie ter beschikking waardoor ik mijn zaak in één oogopslag kan overschouwen. Dit is een enorme meerwaarde. De dagdagelijkse onwetendheid waarmee ik moest werken, was een doorn in mijn oog alsook de berg administratie verwerken, vroeg een hoop tijd.
Door met Dashboard te werken, levert ons dit een tijdsbesparing van minstens 15 uur per week op. Dat is enorm. De orderadministratie wordt op de baan en bij de klant direct verwerkt. Dit spaart enorm veel tijd uit voor onze vertegenwoordigers als onze backoffice. Bovendien ben ik zeker dat, mochten we ons hier nog meer op toeleggen, de tijdswinst nog groter zou worden.”
De leidinggevenden hebben elke seconde zicht op de bestellingen en kunnen zeer snel reageren. Daardoor gebeuren de bestellingen van onze aankoopdienst ook efficiënter. En het zorgt ervoor dat we onze klanten veel sneller kunnen helpen met al hun vragen rond bestellingen, facturatie en stock.
Van der Valk Hotel Beveren spaart voltijdse arbeidskracht uit dankzij digitale tools.
Van der Valk Hotel Beveren maakt deel uit van de Van der Valk groep. Het viersterrenhotel beschikt over 196 kamers, 4 verschillende restaurants, meeting faciliteiten, feestzalen en een uitgebreide wellness- fitness omgeving.
“Daarnaast kan je ook terecht in onze escape rooms”, zegt Jurgen Van Den Branden, Finance Manager bij Van Der Valk Van der Valk Hotel Beveren. “We hebben niet stilgezeten tijdens de corona-periode. Onlangs hebben we de eerste gasten ontvangen in ons nieuw grillrestaurant “Le Jardin”. Volledig corona proof en uitgerust met een filmzaal. Zo kunnen onze gasten in alle comfort genieten van een avondje film, voetbal, Tour de France of Olympische Spelen. Eind juli openen we ook onze nieuwe vleugel met 63 luxekamers” waaronder 11 suites.
Complexe administratie vraagt veel tijd
De administratie en boekhouding bijhouden is een hele uitdaging voor een groot hotel zoals Van der Valk Hotel Beveren. Van Den Branden slaakt een diepe zucht als hij eraan terugdenkt: “Nog geen twee jaar geleden deden we alles manueel: facturen kopiëren, klasseren, bestelbonnen en facturen opzoeken en koppelen, … Maar ook het bijhouden van de inkoopfacturen en technische fiches was een hele uitdaging. Er ging heel veel tijd verloren aan opzoekwerk.”
Daarom ging Van der Valk Hotel Beveren op zoek naar een manier om hun administratie en boekhouding efficiënter te laten verlopen. Zo kwamen ze al snel uit bij de digitale oplossingen van Comax.
Digitale oplossingen bij Van der Valk Hotel Beveren
Van der Valk Hotel Beveren was in de eerste plaats op zoek naar een oplossing om het opzoeken van facturen, bestelbonnen en andere documenten makkelijker en sneller te maken. Ze kozen voor de volgende digitale tools van Comax:
Comax Print
Zodra Van der Valk Hotel Beveren via mail een bestelling ontvangt, wordt deze mail (incl. eventuele bijlagen) met één druk op de knop als PDF opgeslagen in de hiervoor voorgeprogrammeerde Comax folder. Comax doet dit door alle openstaande schermen te scrapen. De software zoekt het betreffende bestelnummer op in het ordersysteem waarin alle bestellingen genoteerd staan.
Via Comax Print wordt de bestelbon vervolgens automatisch toegevoegd aan de factuur, samen met de verkoopsvoorwaarden en eventuele commerciële acties. Het geheel wordt aansluitend automatisch digitaal verstuurd naar de klant. Elk factuur wordt tevens digitaal gearchiveerd.
Comax UBL
Met Comax UBL wordt elke aan- en verkoopfactuur automatisch omgezet naar een universeel UBL-bestand. Zo kunnen de aankoopfactuurgegevens direct ingelezen worden in het boekhoudpakket van Van der Valk Hotel Beveren. Daarnaast wordt, tevens dankzij Comax Ubl, elke uitgaande pdf-factuur ook verstuurd als UBL-file. Hierdoor kunnen klanten de factuur sneller verwerken met als positief gevolg dat ze ook sneller betaald wordt. Een dubbel voordeel voor Van der Valk Hotel Beveren dus.
Comax Split & Merge
Met Comax Split & Merge kunnen allerhande documenten (PDF, mails, JPG, Word, …) gemakkelijk gesplitst worden in individuele bestanden of samengevoegd en omgezet worden naar PDF. Die kunnen vervolgens meteen opgeslagen worden in hun verkenner of document-managementsysteem. Dankzij de tekstherkenning (OCR) kan elk van deze documenten op inhoud worden doorzocht. Zo wordt het opzoeken van gegevens en documenten heel makkelijk. “We gebruiken het ook om technische fiches van onze installaties en apparaten digitaal op te slaan”, zegt Van Den Branden. “Zo kunnen we bij een defect onderdeel, snel de juiste gegevens over het betreffende onderdeel terugvinden via een simpele search in ons digitaal archief.”
“Goede service met snelle interventies”
“De implementatie van de verschillende Comax tools ging heel vlot”, vertelt Van Den Branden. Dankzij de snelle interventies van Comax waren de weinige schoonheidsfoutjes ook heel snel opgelost. De na-service is heel goed en ze spelen steeds kort op de bal.”
Wij zijn zeer tevreden over de werking van de Comax Barcode oplossing.
We besparen tijd, alles is centraal en we moeten niet meer achter documenten gaan zoeken. De gescande documenten hebben mooi een naam. Het is een meerwaarde voor onze organisatie. Wij zijn zelfs aan het denken om deze oplossing nog verder uit te breiden.
Sinds enkele jaren maken wij gebruik van de Comax print module. Hiermee hebben wij een overzichtelijke oplossing gevonden voor onze periodieke facturatie. Dankzij deze module worden, afhankelijk van de keuze van onze klant, onze facturen automatisch gemaild of geprint. Momenteel sturen wij reeds meer dan 50% van onze facturen per e-mail. Wat dus ook zorgt voor 50% minder papier, enveloppen, inkt en frankeerkosten. Daarnaast is de tijdswinst die dit oplevert ook mooi meegenomen.
Ondertussen hebben we deze module uitgebreid waardoor we nu ook automatisch pdf-bestanden kunnen meesturen. Promo’s, acties of algemene info zoals nieuwe openingsuren sturen wij op deze manier automatisch mee met iedere factuur.
Als één van de grootste onafhankelijke verdelers van auto-onderdelen verwerkt De Jonghe Autoparts dagelijks honderden in- en uitgaande documenten. De oplossing van COMAX zorgt ervoor dat De Jonghe Autoparts deze documenten op een vlotte manier elektronisch opslaat en razendsnel kan consulteren en reproduceren indien nodig.
Dankzij de efficiënte en professionele implementatie van de scanningmodule door COMAX, hebben we al veel kostbare tijd, die vroeger besteed werd aan klasseren en archiveren, gewonnen. Al onze medewerkers die de scanningmodule gebruiken, zijn enthousiast!
Bij Transmare Chemie was het stijgend aantal inkomende facturen die één voor één ingeboekt moesten worden een echt knelpunt. Om dit probleem op te lossen zijn wij via via bij COMAX terecht gekomen. COMAX zorgt er voor dat, dankzij een paar eenvoudige oplossingen, de facturen nu automatisch ingelezen worden en het handmatig inboeken drastisch gereduceerd werd.
Hierdoor zijn de aantal fouten sterk verminderd en heeft onze Finance afdeling extra tijd vrij waardoor zijn nu analytische controles kunnen doen en kunnen mee denken aan verbeteringen.
Dankzij COMAX konden we een belangrijke stap zetten in de digitalisering van Transmare Chemie. Immers, er ontstond een directe band (via interface) tussen de inkomende gescande facturen en het inlezen in het boekhoudpakket. Het aantal manuele transacties is nu, na een inloopperiode waarin nog één en ander gefinetuned moest worden, sterk gereduceerd en het inlezen gebeurt quasi volledig automatisch.
Het is heel erg fijn om met COMAX samen te werken. Vooral hun snelle en persoonlijke service en het oplossingsgericht denken konden we erg appreciëren.
