Stijgende softwarekosten vragen om een kritische blik
Kijkt u regelmatig met een kritische blik naar uw software? Nu de kosten van veel softwaretoepassingen, met de ingang van het nieuwe jaar, aanzienlijk gestegen zijn, is dit hét moment om dit te doen. Een onderneming besteedt al snel een 5% van hun omzet aan software en afhankelijk van de sector kan dit nog een heel stuk hoger liggen. Tijd dus om een duidelijke balans op te maken. Zo blijft u als bedrijf rendabel zonder verlies van kwaliteit.
ROI van uw software
Elk bedrijf gebruikt verschillende softwaretoepassingen die het mogelijk maken om de best mogelijke prestaties te leveren, de onderneming laat groeien en laat meebewegen met nieuwe veranderingen. De meest standaard zijn boekhoud-, ERP-, CRM- en DMS-software samen met een veelheid aan Saas-producten voor verschillende doeleinden waaronder marketing en sales. Bij de aanschaf van nieuwe software wordt er berekend wat de ROI hiervan zal zijn. Zodra opgestart en na een langere periode wordt er niet altijd stilgestaan of deze ROI nog wel steeds van toepassing is en of er niet geschakeld moet worden in de applicatie. Laat staan dat er rekening gehouden wordt met de soms grote indexaties door softwareleveranciers.
Houd de controle door de balans op te maken
Software dat niet of niet optimaal gebruikt wordt, kost geld. Uit het onderzoek van Gartner is gebleken dat minstens 25% van de aangeschafte software in ondernemingen niet wordt gebruikt. Eens u hierin inzicht krijgt, kan u deze kosten onder controle houden. We overlopen enkele manieren om een duidelijke balans op te maken.
Manuele controle
Eén manier is om regelmatig door uw abonnementen te gaan. Lijst op welke software u in huis hebt, hoeveel licenties u heeft lopen en wat de kost hiervan is. Bevraag uw werknemers naar het gebruik van deze software. Controleer welke software gebruikt wordt voor eindklanten en wie hier effectief nog gebruik van maakt. Bekijk per eindklant of de kosten van deze software ook effectief en correct worden doorgerekend. Breng dit alles in kaart en bepaal op deze manier het frequentiegebruik van de verschillende softwaretoepassingen. Deze manuele controle vraagt tijd en is foutgevoelig maar herhaalt u dit proces op een regelmatige basis dan levert dit zonder twijfel op.
Automatische controle
Geen tijd om een manuele controle op een regelmatige basis uit te voeren? Automatiseer dan dit proces. Dankzij een softwaretool zoals de Comax Costcenter krijgt u op elk moment een up-to-date overzicht van al uw softwarekosten, welke klanten er gebruik van maken en kan u deze kosten t.o.v. vorige periodes vergelijken. Zo werkt u tijdsefficiënt, bent u niet vatbaar voor fouten en weet u snel waar u kan optimaliseren of kosten kan besparen.
Tijd voor actie
Eens u de balans hebt opgemaakt kan u met deze inzichten aan de slag. Vermijd onnodig softwaregebruik, beperk de licenties welke niet gebruik worden en verdeel de actieve licenties efficiënt onder de werknemers. Controleer of u de juiste softwarekosten doorrekent aan uw eindklanten en of deze eindklanten zeker nog actief zijn in uw onderneming. Ga eventueel op zoek naar alternatieve oplossingen voor software waar de kosten te hoog oplopen.
Optimaliseer zo uw softwarelandschap en bespaar op kosten. In no time werkt u enkel met de software die effectief resulteert in efficiënter en productiever werken waardoor de softwarekosten zich snel terugbetalen.
Bent u op zoek naar een tool om automatisch op regelmatige basis een zicht te krijgen op uw softwarekosten? Contacteer ons en we tonen u met veel plezier de Comax Costcenter oplossing.
Bron: blogs.gartner.com