4 Tips om uw administratie te verminderen en te automatiseren

Administratie verminderen en automatiseren

De hoeveelheid administratie blijft een pijnpunt in vele organisaties. Het draagt niet bij tot de kern van uw onderneming en er gaat altijd veel tijd aan verloren. De meest tijdrovende taken hangen vast aan de manuele handelingen rond facturatie maar ook het beantwoorden van klantvragen, input van gegevens en bepaalde verplichte controles horen daar zeker bij. Gelukkig zijn er een aantal tips die u kunnen helpen om uw administratie  te verminderen en te automatiseren.

De 4 beste tips om uw administratie te verminderen en te automatiseren

 

  1. Link uw verschillende bedrijfssoftware met elkaar

U heeft reeds voldoende geïnvesteerd in handige softwarepakketten maar dit resulteert nog steeds in meervoudige input van dezelfde gegevens in de verschillende pakketten? Zorg voor synchronisaties tussen uw pakketten. Zo hoeft u maar één database te onderhouden? Al uw andere pakketten zijn steeds aangevuld met de laatste en betrouwbare informatie.

  1. Zorg dat uw eindklant alles digitaal aanlevert

Niet zo gemakkelijk denkt u? Probeer het eens anders. Creëer een digitale win voor uw eindklant zodat u hem ook over de streep kan trekken om alles digitaal aan u aan te leveren. Dit kan u doen met de COMAX Connect module. Die zorgt voor een permanente en automatische synchronisatie van documenten tussen uw DMS of mappenstructuur en derde pakketten waar deze documenten ook nodig zijn. U ontvangt zo een snellere digitale doorstroom van documenten en uw eindklant heeft steeds en snel digitaal toegang tot al zijn administratieve stukken.

  1. Automatiseer wederkerige handelingen

Zorg ervoor dat de taken die keer op keer terugkomen, geautomatiseerd worden zodat op de achtergrond deze manuele taken van u overgenomen worden. Dankzij de COMAX workflow module kan u meerdere handelingen omzetten in 1 automatisch proces op de achtergrond. Denk maar aan automatisch archiveren, taken aanmaken/afmaken, databases aanvullen, mails uitsturen, workflow rond BTW-ontvangstbevestigingen,…

  1. Verklein de foutenmarge door automatische controles uit te voeren

Bepaalde taken in uw beheerpakket dienen op vaste tijdstippen afgevinkt te worden ter controle. Automatiseer dit proces zodat het afvinken gebeurt zodra het document binnen is. Zo verkleint u uw foutenmarge. Ga nog een stapje verder en laat, afhankelijk van het typedocument, ook automatische mailnotificaties uitsturen naar de dossierbeheerder en/of eindklant.

Zeker niet alles

Naast deze 4 tips zijn er nog meer handige inzichten en modules die u kunnen helpen om meer tijd in het ondernemen te steken en minder in uw administratie. Denk maar aan een gemakkelijke UBL oplossing, de uitgebreide split & merge tool of andere administratie software. Contacteer ons vrijblijvend en wij laten u graag de juiste oplossingen zien op maat van uw onderneming.

Interessant? Bedankt om dit artikel te delen op social media! 

14 maart 2019