De stand van digitalisatie bij accountants en hun klanten.
Digitalisatie is intussen goed ingeburgerd bij het gros van de accountants. Maar hoe is het gesteld met de automatisering van administratieve processen in andere sectoren? In dit artikel peilen we naar de stand van digitalisatie in verschillende sectoren. We vertellen bovendien hoe u als accountant uw klanten kan helpen om de voordelen te plukken van digitalisatie.
Nog niet eens zo verschrikkelijk lang geleden, moesten accountants zich door stapels papieren bonnetjes en met de hand ingevulde facturen worstelen. Voor elk van hun klanten, een keer of vier per jaar. Het stereotiepe beeld van de schoendoos vol paperassen was niet eens zo ver van de waarheid.
Accountants op de digitale boot
Gelukkig heeft ook de accountancy sector de laatste jaren een digitale transformatie doorgemaakt en zijn de meeste accountants op de digitale boot gestapt. Op basis van een recente rondvraag zou bijna drie op vier boekhouders beschikken over een eigen portaal waar klanten hun facturen digitaal kunnen uploaden.
Ruim 60% van de accountants zegt hun klanten actief te begeleiden bij de digitalisering van hun administratie. De recente coronacrisis heeft de digitale transformatie een extra boost gegeven.
Belangrijkste digitale uitdagingen voor accountants
Ondanks de snelle digitale opmars bij accountants, blijven er nog heel veel kansen onbenut:
- Digitalisatie is slechts gedeeltelijk: Zoals gezegd hebben veel boekhouders en accountants een pakket ter beschikking waarmee klanten hun facturen digitaal kunnen doorsturen. Jammer genoeg stopt het daar ook vaak. Heel veel taken en processen gebeuren nog manueel, terwijl er ook hier automatisatie mogelijk is.
- Gebruik van verschillende pakketten: Boekhouders werken gemiddeld met drie verschillende softwarepakketten om hun processen te digitaliseren. Deze pakketten zijn meestal niet aan elkaar gekoppeld. Daardoor zijn er nog steeds heel wat manuele handelingen nodig en bestaat het risico op informatieverlies.
Wat met digitalisatie in andere sectoren?
In veel bedrijven verloopt de administratie nog niet digitaal. In sectoren zoals distributie, bouw, transport,… worden heel veel documenten manueel verwerkt. Denk bv. aan het invullen of afdrukken van een bestelbon, leveringsbon en factuur. Achteraf moeten deze documenten ook nog eens aan elkaar gekoppeld worden om vervolgens geklasseerd te worden in een kaft. Het kost bedrijven heel veel tijd (en geld) om al deze documenten manueel te verwerken en op te slaan. Bovendien is de kans reëel dat er wel eens een document zoekraakt.
De voordelen van digitalisatie voor bedrijven
Door in te zetten op efficiënte digitale tools, kunnen bedrijven zich heel wat tijd en moeite besparen. De mogelijkheden zijn enorm:
- Door een gestructureerd digitaal archief op te zetten, kan er gezorgd worden dat elk document altijd door iedereen op inhoud en van op afstand terug te vinden is.
- Via een metadateringstool in outlook en andere applicaties wordt het de werknemers makkelijk gemaakt om een uniform digitaal archief aan te leggen.
- Facturen digitaal verzenden, waarbij de oorspronkelijke bestel- of de getekende leveringsbons automatisch worden bijgevoegd.
- Elke factuur automatisch omzetten naar UBL’s en om deze samen met de factuur automatisch naar klant en boekhouder te sturen.
- Automatisch reclame en promotie toevoegen bij elke factuur naar de klant.
- Typedocumenten automatisch archiveren via barcode of lay-out herkenning zodat deze snel en efficiënt op de juiste plaats met de juiste refertenummer of naam in het digitaal archief komen.
Digitalisatie in de praktijk bij Profshop
In hun vestigingen in Schoten en Wilrijk biedt Profshop een uitgebreid gamma materialen voor professionele schilders, stukadoors en doe-het-zelvers.
Dankzij de digitale oplossingen van Comax kunnen de medewerkers van Profshop alle in- en uitgaande leverbons en facturen makkelijk digitaliseren, uitsturen, opzoeken en beheren. Zo winnen ze dagelijks heel wat tijd en gaat er nooit een document verloren.
Ontdek hoe Profshop profiteert van digitale tools op maat
De rol van accountants in digitalisatie van klanten
Als accountant heeft u er alle belang bij dat uw klanten mee op de digitale trein springen. Dat maakt ook uw werk makkelijker. En hoe meer tijd u kan besparen bij de verwerking van documenten hoe meer tijd u heeft om echt het verschil te maken voor uw klanten.
Als accountant kan u uw eigen digitale ervaring gebruiken om uw klant te helpen om zijn bedrijfsprocessen te automatiseren en efficiënter te maken. Voor sommige klanten is het niet voldoende om een digitaal pakket ter beschikking te stellen. Sommigen hebben wat meer hulp nodig bij de ingebruikname ervan.
Conclusie
In veel bedrijven kunnen nog heel wat processen geautomatiseerd worden met de hulp van digitale oplossingen. Dat zorgt niet alleen voor meer efficiëntie en een daling van de kosten bij hen, maar ook bij de accountant. Om dit proces te versnellen, is het raadzaam om als accountant een actieve rol op te nemen in de kennis- en ervaringsoverdracht rond digitalisering.
Benieuwd hoe we u en uw eindklanten kunnen helpen met verdere digitalisering en automatisering?