Hoe digitaal geconnecteerd blijven?

De corona crisis houdt verder aan waardoor we de volgende 2 weken, daar waar het kan, verder van thuis uit blijven werken. De één aan de keukentafel, de ander aan zijn bureau of afgewisseld aan het bureautje in de kinderkamer. Ondertussen heeft iedereen zich wel aangepast en de nodige zaken in huis geregeld om dit thuiswerk op een zo goed manier te kunnen realiseren. En daar zitten we dan, allemaal in ons kot, achter onze computer ons werk aan het doen. Maar hoe blijven we met elkaar geconnecteerd nu alles online en digitaal verloopt? Privé doen we dit door met familie en vrienden online skype momenten, online feestjes of e-apero’s te organiseren. Wij geven graag 3 insights mee hoe we digitaal geconnecteerd kunnen blijven met collega’s en klanten.

1. Plan duidelijke contactmomenten in en wees transparant

Op de fysieke werkplek werd er maandelijks of op geregelde basis een overleg ingepland. Als je digitaal werkt vanop afstand, volstaan deze maandelijkse contactmomenten dikwijls niet.

Begin bijvoorbeeld elke dag met een korte check-in meeting met het team of laat de week beginnen met een online meeting met alle collega’s tesamen zodat iedereen op de hoogte is van wat reilt en zeilt in de onderneming. Zo geef je meteen het begin van de week een sterke boost.

Vergeet ook zeker de team-spirit niet. Hadden jullie voordien op vrijdag altijd een after-work drink of een gepland wekelijks onderonsje? Zet deze ook zeker verder door bijvoorbeeld een fun-meeting in te plannen, een online koffie-moment met je collega’s, of andere meetings steevast te beginnen met een mopje van de dag of een leuke “tour de table”.

Pas er ook voor op dat niet elke dag volloopt met de één online meeting na de andere. Goed agenda beheer is tijdens telewerk belangrijk. Reserveer in je agenda periodes in van geen meetings en plan duidelijk de momenten in waar je je wilt focussen op je werkt. Zo kan je volle momenten doorwerken zonder dat je uit je focus wordt gehaald. Toon ook aan op welke momenten je beschikbaar bent voor chat of calls. Flexibiliteit bij telewerken is belangrijk maar dit betekent niet dat je 24/7 beschikbaar moet zijn. Zet dus ook duidelijk in je agenda wanneer je niet aan het werk bent. Zodra dat je jouw collega’s inzicht geeft in jouw planning, weten ze duidelijk wanneer je wel of niet beschikbaar bent.

2. Hou rekening met andere regels voor online meetings

Na een paar online meetings of conference calls verlangt iedereen ongetwijfeld terug naar de gemakkelijkheid van fysieke meetings. Tijdens een online meeting kan er wat chaos zijn doordat iedereen door elkaar praat, niet iedereen evengoed hoorbaar is of dikwijls het beeldkwaliteit te wensen overlaat.

• Zet jezelf op mute indien je niet actief aan de meeting deelneemt. Zo storen de achtergrondgeluiden van je thuisomgeving de meeting niet. Zet indien mogelijk ook een hoofdtelefoon op die veel achtergrondgeluiden wegneemt.
• Heb je toch last van verminderde geluidskwaliteit? Zet dan de video beter af. Dit kan de geluidskwaliteit een stuk verbeteren.
• Laat duidelijk weten indien je het woord wilt nemen zonder iemand anders te onderbreken. Dit kan je doen door bv je hand op te steken in de camera. Maak hier op voorhand duidelijke afspraken rond met je collega’s.
• De persoon die de meeting leidt kan duidelijk de naam van de persoon uitspreken die aan het woord moet komen. Zo is het duidelijk wie verwacht wordt om te praten en wie niet.
• Heb begrip voor de complexiteit van het thuiswerken. Andere achtergrondgeluiden of een kind die voorbij de camera komt lopen, kan in deze tijden wel eens voorvallen.
• Herhaal best op het einde van de meeting de gemaakte afspraken en To-do’s zodat deze voor iedereen duidelijk zijn. Geef dan ook nog de kans aan anderen om dan nog iets toe te voegen.
• Laat conflicten tijdens een online meeting niet escaleren. Zoek positief naar oplossingen.

Voor de rest, wees tijdens online meetings altijd transparant en positief. Geef duidelijk aan waar je mee bezig bent, geef en vraag voldoende feedback. Vermijd multi-tasking tijdens meetings en zorg dat je actief deelneemt en actief luistert. Zo bouw je aan het onderlinge vertrouwen en een fijne werkrelatie.

3. Haal de juiste software in huis om connectie mogelijk te maken

Dat je voor digitaal thuiswerken een goede hardware infrastructuur moet hebben, moeten we je ongetwijfeld niet meer vertellen. Dit de absolute basis. Je team moet voorzien zijn van de juiste mobile devices zoals laptops en juiste telefonie volgens het werk dat die betreffende werknemer uitvoert. Ook je netwerk vanop afstand toegankelijk maken, is een vereiste. Zo heeft iedereen ten alle tijde toegang tot de server, bestanden en software om zo ongestoord verder te werken.

Voor software moet je met meerdere zaken rekening houden. De dagdagelijkse werkactiviteiten moeten nu allemaal digitaal uitgevoerd worden. Denk bijvoorbeeld aan de team meetings of brainstorm sessies. Ga dus op zoek naar een goede software voor online meetings te organiseren zoals Microsoft teams, Google hangout, Skype,… Bij sommige platformen heb je leuke add-ons of extensies die meer aan je behoeftes kunnen tegemoetkomen.

Ook de gewone communicatie moet nu online gebeuren. Er zijn talrijke mogelijkheden om te communiceren zoals via telefoon, email, chat,…. Hou hierbij rekening met de complexiteit en dringendheid van wat er besproken moet moeten. Is het zeer dringend, grijp dan naar de telefoon of de chatfunctie. Heeft het geen hoge prioriteit, kan je het beter via email versturen of een online meeting inboeken.

Om samen te werken aan bepaalde documenten kan je kijken naar platformen zoals Google Drive of Onedrive waar je met meerdere mensen toegang kunt hebben en kunt werken aan bepaalde documenten.

Ook de connectie met uw klanten moet nu voornamelijk digitaal verlopen. Bij overdracht van papieren documenten is er de vrees voor besmetting. Dit kan dus best vermeden worden. Zorg ervoor dat je vanaf nu zoveel mogelijk paperless werkt. Creëer de overdacht van documenten tussen u en uw klant via mail of via een online platform. Met de juiste software kan je ervoor zorgen dat documenten van uw klant bij het versturen naar jou, automatisch op de juiste plaats in je verkenner, DMS of andere pakketten terecht komen. Geef zelf het juiste voorbeeld en verstuur jouw documenten enkel nog digitaal naar de klanten. Dit nodigt uit om op dezelfde manier verder samen te werken.

In deze tijden van telewerk is het meteen het uitgelezen moment om te werken aan een digitaal archief. Sla meteen de digitaal ontvangen documenten op een gestructureerde manier op en vermijd afdrukken. Leg deze nieuwe manier van opslaan ook op aan het hele team. Dit kan makkelijk via een eenvoudige software oplossing die via pop-up bepaalde meta-data automatisch voorstelt voor het opslaan van het documenten (bv klant a.d.h.v. mailadres, herkenning dossiernummer uit onderwerp,…). Zo respecteert iedereen de nieuwe manier van werken. Achteraf kan er dan gekeken worden om het nog bestaande fysieke archief digitaal om te zetten via scanning software.

Met deze tips connecteer je ongetwijfeld vlot verder van thuis uit. Wil je graag advies over hoe je dit qua software het beste kan aanpakken? Contacteer ons dan gerust. Wij tonen graag vrijblijvend wat we kunnen betekenen om het digitaal werken voor u en uw team te vergemakkelijken.