Comax en pratique chez Peeters-Govers : la numérisation ouvre la voie à un travail plus passionnant et plus stimulant

Dans un monde où l’efficacité et la numérisation sont cruciales, le groupe Peeters-Govers, une entreprise familiale de premier plan, a choisi Comax comme partenaire permanent pour la numérisation de ses processus administratifs. L’entreprise Peeters-Govers est devenue un acteur établi dans les activités B2B dans le secteur alimentaire ainsi que dans plusieurs sociétés du secteur du commerce de détail. Avec son grossiste Délidis, elle fournit quotidiennement des pommes de terre, des légumes, des fruits et de la viande frais au secteur de l’horeca, aux supermarchés, aux écoles, aux hôpitaux et à d’autres clients B2B. Avec ses 15 supermarchés Albert Heijn, elle est la plus grande franchisée d’Albert Heijn en Belgique.

Nous nous sommes entretenus avec Daisy Oostvogels, chef comptable chez Peeters-Govers, pour savoir comment Comax a numérisé les processus administratifs de l’entreprise et comment cela a rendu le travail plus passionnant et plus stimulant.

« Avec Comax, nous avons non seulement automatisé les tâches répétitives, mais nous avons également rendu le travail de nos collaborateurs beaucoup plus stimulant. La réflexion est désormais au centre des préoccupations et nous pouvons nous concentrer pleinement sur la comptabilisation et le traitement des factures. »          

Peeters-Govers a découvert Comax par l’intermédiaire de Ruth Boel de l’entreprise Annexe. En tant que chef de projet de son progiciel de comptabilité Venice et partenaire de Comax, elle les a mises en contact. Après une démonstration des différentes solutions Comax, il est apparu clairement que Comax avait de nombreuses possibilités de numérisation et d’automatisation à offrir au groupe Peeters-Govers en pleine croissance.

Automatisation du processus d’achat: changement de donne

Peeters-Govers était à la recherche d’une solution pour numériser le processus d’achat. Daisy explique que l’outil Comax Split & Merge a immédiatement attiré son attention : « Avec Comax, nous pouvons rapidement et correctement diviser un document PDF contenant plusieurs factures en plusieurs factures différentes à comptabiliser. C’est ce qui nous a ouvert les yeux. Nous avons une boîte mail séparée pour chaque société, une trentaine donc », explique Daisy Oostvogels. « Auparavant, nous devions retirer nous-mêmes tous les fichiers de ces boîtes mail et les placer manuellement dans le dossier adéquat.« 

« La reconnaissance automatique de factures et l’intégration transparente avec le progiciel de comptabilité Venice ont ensuite changé la donne. Grâce à Comax, l’ensemble du processus est désormais automatisé, ce qui se traduit par une facilité d’utilisation et un gain de temps considérable. »

Impact sur le personnel et travail plus stimulant

Le nombre de collaborateurs est resté le même, mais la mise en œuvre des outils Comax a considérablement modifié le contenu de leur travail. Daisy souligne : « La réflexion est désormais au centre des préoccupations et le défi du travail s’est déplacé vers la concentration sur la facture, la comptabilisation et le traitement de la facture dans le système comptable. Les collaborateurs ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des tâches essentielles, telles que la vérification de la TVA et la concordance des réceptions des marchandises, ce qui ne fait que réduire la marge d’erreur.« 

Les modules Comax en action: Mailbox, Split & Merge, UBL, File et eBox

1. Flux automatique pour le traitement des factures d’achat.

• Comax Mailbox : des boîtes mail vides et des dossiers ordonnés.
  Avec Comax Mailbox, Peeters-Govers a optimisé son flux numérique de factures d’achat pour 30 sociétés différentes. Alors qu’auparavant, tous les documents d’achat étaient récupérés manuellement à partir de 30 boîtes mail différentes, cette opération est désormais automatisée. Les documents sont automatiquement récupérés et automatiquement archivés dans les dossiers appropriés.

• Comax Split & Merge : division et fusion simples.
  L’étape suivante de son flux de travail est Comax Split & Merge. Cette solution lui permet de diviser les documents reçus quotidiennement en fichiers distincts. « Il arrive que nous recevions des fichiers PDF contenant plusieurs factures. Auparavant, nous devions imprimer un tel fichier et scanner chaque facture », se souvient Daisy Oostvogels. « Avec le module Split & Merge, nous pouvons toutefois diviser tous les fichiers numériquement et même ajouter des pièces jointes ou des notes explicatives supplémentaires si nécessaire. Cela représente un gain de temps considérable. »

•  Comax UBL : conversion automatique vers UBL grâce à la reconnaissance de factures. *
  Après la division et la fusion, elle peut immédiatement convertir les factures au format UBL à partir de l’outil Comax Split & Merge. Ainsi, grâce à la reconnaissance de factures, les champs corrects tels que le nom du fournisseur, le numéro de la facture, la date de la facture et les montants, entre autres, sont automatiquement reconnus et remplis. Le fichier UBL est ensuite automatiquement lu dans le progiciel de comptabilité Venice, ce qui permet une comptabilisation très facile. 

2. Factures de vente transférées directement dans le progiciel de comptabilité

Pour la comptabilisation de ses factures de vente, y compris les factures de caisse de 15 supermarchés Albert Heijn et les transactions de loto, Peeters-Govers s’appuie également sur Comax. « Les fichiers CSV sont automatiquement lus par Comax et préparés pour être comptabilisés dans le progiciel de comptabilité Venice. Ce processus se déroule entièrement en arrière-plan, sans aucune intervention manuelle. » Daisy Oostvogels souligne : « Comax nous a donné la liberté de nous concentrer sur le véritable travail, sachant que le flux quotidien de récupération, de transfert et de traitement des factures est géré sans faille en arrière-plan.« 

3. Archivage efficace et structuré avec Comax File

En outre, l’entreprise utilise l’outil Comax File. Cette solution lui permet d’archiver des documents et des courriels directement à partir de toutes les applications Office (Outlook, Word, Excel, etc.), mais aussi des pages web de manière correcte et structurée dans ses archives numériques. Tous les documents, courriels et annexes sont ainsi correctement placés dans sa structure de dossiers pour chaque société : par année, par société, par type de document, avec la dénomination et les métadonnées correctes.

4. Courriels de l’E-Box Enterprise: automatiquement téléchargés, archivés et transmis.

Le dernier ajout à son arsenal, Comax eBox, permet à Peeters-Govers d’automatiser le flux autour de l’e-Box Enterprise. Ainsi, sans devoir se connecter manuellement, l’entreprise reçoit automatiquement tous les documents et courriels de ses différents comptes e-Box Enterprise et de MyMinfin Pro dans son propre environnement.

Grâce à la vue d’ensemble, le personnel voit très rapidement quels sont les nouveaux documents qui sont arrivés par société. Les documents qui nécessitent un traitement plus approfondi, tels que les amendes de roulage, les factures, les documents ONSS, etc., sont immédiatement et automatiquement transmis au collègue compétent pour suite à donner.

Des avantages à profusion

Daisy Oostvogels parle des avantages que lui procure l’utilisation des outils Comax. « Non seulement nous gagnons du temps et de l’argent, mais nous avons aussi considérablement amélioré la précision de nos processus comptables.« 

« Le plus grand avantage est l’automatisation qui rend le processus de traitement plus agréable pour nos collaborateurs et leur permet de se concentrer sur le véritable travail de comptabilité. Les tâches manuelles et répétitives ont été automatisées et les collaborateurs peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus stimulantes, mieux alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. « 

Conseils aux PME: numérisez et transformez

« Daisy Oostvogels conclut en donnant des conseils aux PME : « Examinez vos processus répétitifs et automatisez-les autant que possible. Ainsi, vous pourrez proposer à vos collaborateurs un ensemble de tâches plus stimulantes qui, en outre, répondront mieux aux besoins de l’entreprise et à sa politique. »



Peeters-Govers et Comax prouvent que la transition numérique n’est pas seulement synonyme d’efficacité, mais qu’elle améliore également l’expérience des collaborateurs et la qualité du travail. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la numérisation et l’automatisation peuvent faire la différence dans votre entreprise ?