COMAX FILEToutes les entreprises ont besoin d’une archive numérique structurée. Pourtant, c’est rarement le cas dans la pratique. Les gens font preuve de créativité en créant des dossiers et en nommant des documents, l’archive devient alors rapidement un casse-tête désordonné. COMAX file prévient ce problème. Cet outil vous permet d’archiver systématiquement et de façon structurée les documents et les mails dans votre structure d’exploration ou DMS.
Ce processus a lieu via une fenêtre contextuelle demandant un certain nombre de métadonnées. De cette façon, le document portant le bon nom se retrouvera dans le bon dossier. Certaines métadonnées peuvent être automatiquement présentées dans la fenêtre contextuelle (par exemple, proposition client à l’aide d’une adresse mail, reconnaissance du numéro de dossier en fonction du sujet, etc.).
La fenêtre contextuelle pour un archivage correct est entièrement adaptée à votre structure d’exploration ou DMS. Nous pouvons tenir compte de plusieurs facteurs :
La solution COMAX file peut être intégrée à toutes les applications Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et contrôlée en glissant plusieurs documents vers l’outil. De plus, l’outil peut être intégré à COMAX SPLIT & MERGE ou directement à votre photocopieur/scanner.
Dans une archive structurée, tout le monde s’y retrouve toujours et trouver le bon document n’est pas un problème. De plus, COMAX OCR & SEARCH permet une reconnaissance de texte complète, ce qui rend l’intégralité de votre archive consultable selon le contenu. Autre avantage d’une archive structurée : elle est facilement partageable pour d’autres applications ou pour vos clients. En savoir plus dans la rubrique COMAX CONNECT.