Focus on the future: de hybride werkplek is hier en nu

De Covid-pandemie is achter de rug en we mogen onze collega’s dus eindelijk weer in levenden lijve en zonder beperkingen aanspreken op de werkvloer. Maar hoewel die lange periode van volledig remote werken een serieuze stempel heeft gedrukt op de manier waarop we ons werk organiseren, zijn er toch nog heel wat bedrijven die vasthouden aan het oude model. Maar liefst 20% van de werkgevers wil het liefste terug naar fulltime aanwezigheid op kantoor. Daartegenover staat dat slechts 7% van de werknemers dat ziet zitten. De hybride werkplek biedt je als werkgever de mogelijkheid om deels tegemoet te komen aan de voorkeuren van je medewerkers, zonder dat de continuïteit daarmee in het gedrang komt. Het is dus zeker een model met toekomst, maar hoe pak je de organisatie ervan het beste aan?

Om een antwoord te bieden op je praktische vragen, organiseert Netflow, de all-in ICT-beheerder bij uitstek voor KMO’s, een event rond hybride werken: Focus on the Future. Ook Comax zal hier van de partij zijn om samen met Netflow, Evato, Legamaster en Awingu ondernemers en kantoorhouders te inspireren om zelf aan de slag te gaan. In afwachting van dit event geven we je hieronder al een aantal belangrijke aandachtspunten mee.

IT: permanent en plaats onafhankelijk

Om hybride te kunnen werken, is een eerste cruciale vereiste dat je over een digitale werkomgeving beschikt. De meest voor de hand liggende optie hier is een Office365 omgeving zodat je alle courante documenttypes probleemloos vanop elke plaats kan opmaken en centraal opslaan. De meeste bedrijven hebben de voorbije jaren al heel wat stappen gezet in die richting (er was immers geen andere keuze). Wanneer mensen remote werken, moet je systeem echter ook permanent operationeel zijn en blijven. Een goede monitoring van je systemen door een betrouwbare partner is dus meer dan wenselijk. Die zorgt ervoor dat al je medewerkers geconnecteerd blijven met hun digitale omgeving, of ze nu thuis of op kantoor werken.

Om efficiënt te kunnen werken moet elke medewerker de informatie die hij nodig heeft bovendien makkelijk terug kunnen vinden. Dat vraagt om een logisch en gebruiksvriendelijk archiefsysteem waarin je makkelijk zaken kan opzoeken, beter bekend als een DMS. Benieuwd naar de voordelen van een DMS? In onze blog over document management systemen lees je er alles over.

Aangezien je medewerkers niet meer permanent op kantoor zijn, moet je ook je communicatiesysteem reorganiseren (als dat nog niet gebeurd is). Op heel wat plaatsen zijn Teams meetings intussen al vrij goed ingeburgerd. Denk echter ook even na over je asynchrone communicatiekanalen. Blijf je alles via e-mail regelen of hebben jullie een intern chatsysteem? En hoe verloopt de communicatie met klanten? Moeten ze je nog een mailtje sturen of bellen met opmerkingen of kunnen ze rechtstreeks in de betreffende documenten reageren? En over bellen gesproken: komt een klant die belt enkel op het kantoor terecht waar er hopelijk iemand aanwezig is om de telefoon op te nemen? Of is er een VOIP-systeem geïnstalleerd zodat telefoneren vanop elke computer mogelijk is?

Denk binnen het luik IT ten slotte ook na over procesopvolging. Beschikt jullie salesteam over een goed CRM-systeem om de status van klantendossiers op te volgen? En hebben jullie al eens nagedacht over een ERP-systeem om je interne bedrijfsprocessen te monitoren? De markt biedt tegenwoordig talloze mogelijkheden dus bestudeer de opties om je werkleven makkelijker te maken zeker eens in detail. Hou er echter ook rekening mee dat niet elk systeem geschikt is voor elk bedrijf. Bekijk dus eerst rustig je opties, denk na over hoe je je volledige ecosysteem wilt organiseren en maak dan duidelijke keuzes. Duidelijke informatie over elk systeem is daarbij een goed startpunt. In deze blog helpen onze partners van Netflow je alvast op weg.   

HR: goede afspraken maken goede vrienden

Naast het operationele luik van je bedrijf of kantoor heeft hybride werken ook een impact op je HR-policy. Eerst even de zuiver praktische kant. Wanneer je telewerk structureel invoert in je bedrijf, moet je dat altijd schriftelijk melden aan je medewerkers. Dat doe je via een bijlage bij de arbeidsovereenkomst waarin je ook de modaliteiten van het telewerk vastlegt. We denken dan aan de timing van het thuiswerk, waar de werknemer dan precies zal werken en op welke tijdstippen hij of zij bereikbaar moet zijn. Verder moet je jouw medewerkers van de nodige apparatuur voorzien zodat ze hun werk naar behoren kunnen uitvoeren. Je kan daarbij kiezen om zelf apparatuur te voorzien die medewerkers mee mogen nemen naar huis, of om hen een vergoeding te betalen voor het gebruik van hun eigen apparatuur.

Hou daarnaast ook de menselijke kant van de zaak in de gaten. Zorg voor structurele overlegmomenten met je team zodat je een vinger aan de pols kan houden. Heeft iedereen zijn werk nog onder controle? Kan iedereen vlot met die nieuwste tool werken? Waar is extra ondersteuning nodig? Denk ten slotte ook even na over hoe je de sfeer in het team op peil kan houden. Een ploeg die met elkaar door dezelfde deur kan, functioneert immers een stuk beter. Plan dus op gezette tijden een informeel moment of een teambuilding.

Cybersecurity: safety first!

Ten slotte is er ook nog het aspect digital security. Dat je gegevens in de cloud opgeslagen staan, wil immers nog niet zeggen dat ze voor ieders ogen bestemd zijn. Hier is het belangrijk om beide kanten van de vergelijking te bekijken. Kijk eerst en vooral of aan de zijde van je bedrijf alles op orde staat. Heb je de nodige virusscanners geïnstalleerd? Staan al je apparaten up-to-date? Werken jullie via een beveiligde VPN-verbinding? Het is ook aan te raden om bepaalde firewalls te installeren en je systeem regelmatig te checken op mogelijke datalekken. Heb je geen ICT’er in-house die dat voor jou kan doen, schakel dan een gespecialiseerde partner in.

Nu je zeker weet dat aan jouw kant alles op orde staat, is het minstens even belangrijk om te kijken naar de kant van je medewerkers. Organiseer minstens één infosessie over cybersecurity om je team bewust te maken van mogelijke risico’s. Geef ook regelmatig tips en tricks mee over hoe ze met die risico’s kunnen omgaan. Dat kan bijvoorbeeld via de newsletter van het bedrijf of via korte e-learnings over verschillende veiligheidstopics zoals hoe ze phishingmails kunnen herkennen. 

Dan is het nu kwestie om al die aspecten in praktijk te brengen. Niet zeker hoe je daar precies aan begint? Schrijf je dan zeker in voor Focus on the Future. Tijdens dit event geven we jou samen met Netflow en zijn digitale partners concrete tips en cases. Wedden dat je achteraf het hybride werken volledig zal omarmen?

Event Focus on the Future

di 21 juni 2022 | 12u – 17u

19 mei 2022