3 Effectieve tips voor het digitaal bewerken van stukkenbundels.
Ook in de juridische sector zit de digitalisering in een stroomversnelling. Zo kan er nu via DPA Deposit en E-Deposit stukkenbundels vlot digitaal neergelegd worden. Het ritje naar de rechtbank spaart u al mooi uit. Maar hoe zit het met de bewerkingen van deze documenten vooraf? Digitaliseer hier ook maximaal en ervaar zo een enorme tijd- en kostenbesparing. Wij geven graag 3 effectieve tips mee voor het digitaal bewerken, benoemen en samenstellen van stukkenbundels.
Tip 1: Keep it on the screen
Tegenwoordig komen de meeste documenten reeds digitaal binnen. Denk maar aan e-mails, foto’s of bijlagen in Pdf, Word of Excel die digitaal ter beschikking worden gesteld. Te vaak gebeurt het dat deze toch in een papieren versie eindigen. Ze worden afgedrukt omdat er opmerkingen aan toegevoegd moeten worden, of ze worden geplooid en beplakt met post-its, of op de scanner gelegd omdat er enkel één bepaald stuk uit het document zichtbaar mag zijn.
Houd het efficiënt en Keep it on the screen. Zo vermijdt u vele manuele handelingen die u alleen maar tijd kosten. Met de juiste software kunnen allerlei type documenten (pdf, jpg, email, Word, …) zeer vlot digitaal bewerkt, bijgesneden en samengesteld worden. Zo vermijdt u papier documenten en werkt u volledig digitaal.
Tip 2: Zorg ervoor dat verborgen tekst in Pdf ook daadwerkelijk verborgen is.
Gevoelige tekst in een pdf-bestand wordt soms verborgen vooraleer het document verzonden wordt naar een derde partij. Vaak wordt deze tekst gemaskeerd door er een donkere balk over te plaatsen. Belangrijk is hier om er zeker van te zijn dat dit op een juiste manier gebeurt zodat de gevoelige tekst wel daadwerkelijk verborgen is. Zo moet de tekstlaag erachter ook effectief mee verborgen zijn.
Doe de test!
Kopieer de tekst in de pdf waar er een gedeelte van verborgen is. Plak deze vervolgens in een Word-bestand. Is de verborgen tekst niet mee overgenomen in het Word document? Dan is de tekst in de pdf op de juiste manier gemaskeerd.
Tip 3: Automatisch benoemen en annoteren van stukken
Door digitaal te werken creëert u mogelijkheden om vele tijdrovende handelingen bij het bewerken en samenstellen van stukkenbundels te automatiseren. Denk maar aan het automatisch benoemen van verschillende stukken/documenten die samengebracht worden uit verschillende locaties. Of aan de juiste stukken/sub-stukken die automatisch geannoteerd en genummerd worden, een automatische interactieve inhoudsopgave aangepast in uw eigen huisstijl en veel meer. Hoe meer handelingen u kunt automatiseren, hoe meer tijd u wint bij het bewerken en samenstellen van stukkenbundels en hoe efficiënter u te werk gaat.
Vervolledig de digitale flow
Digitaal neerleggen spaart u de weg naar de rechtbanken uit en vergemakkelijkt het thuiswerken. Maar indien het samenstellen en bewerken van deze stukken nog hoofdzakelijk vertrekt vanuit papieren documenten wordt het digitaal neerleggen eerder een nadeel dan een voordeel. Een praktische software tool laat u toe om elektronisch verkregen documenten digitaal op een juiste manier te bewerken en samen te stellen. Zo vervolledigt u in één beweging de digitale flow van het samenstellen tot het neerleggen bij E-deposit.
Comax helpt u graag verder bij het eenvoudig en correct digitaal samenstellen van stukkenbundels.
Contacteer ons hier voor meer informatie
Lees hier de referentie voor Comax van Rosita Moerkens – Astrea Advocaten