Avec cette solution DMS hybride, pour la gestion de documents, vous bénéficiez de tous les avantages d’un système DMS complet dans votre propre environnement Windows.
Dans une administration interne, un enchevêtrement désordonné de documents et de dossiers s’installe rapidement. Notre solution DMS garantit des archives numériques structurées en archivant tous les documents et e-mails selon la structure de votre arborescence.
Plus jamais trop de créativité dans la construction de dossiers et de noms de fichiers. En outre, vous retrouvez rapidement n’importe quel document grâce à la reconnaissance intégrale de texte (OCR) et à un moteur de recherche étendu. Une solution simple et idéale pour ne plus jamais perdre des informations essentielles!
L’archivage structuré s’effectue par le biais d’une fenêtre contextuelle demandant certaines métadonnées. Le document se retrouve alors dans le bon dossier avec le bon nom. Certaines métadonnées peuvent être proposées automatiquement dans la fenêtre contextuelle (par exemple, proposition de client sur la base de l’adresse électronique, reconnaissance du numéro de dossier à partir du sujet, etc.)
Cette fenêtre contextuelle pour un classement correct est entièrement adaptée à la structure de votre explorateur. Nous pouvons tenir compte de plusieurs facteurs :
1. Dans une archive structurée, chacun trouve toujours son chemin et le bon document.
2. Une archive numérique est facilement partageable avec d’autres applications ou avec vos clients (COMAX CONNECT).
3. Il n’est pas nécessaire de maintenir 2 archives (structure explorateur propre / package DMS).
4. Reconnaissance automatique du texte de tous vos documents.
5. Le copier-coller à partir de fichiers pdf devient possible.
6. Par contenu, vous pouvez retrouver n’importe quel document dans vos archives.
7. Les droits d’accès déjà définis sur votre serveur sont repris afin que les bons collaborateurs puissent trouver les bonnes informations.
8. Une archive numérique centrale vous fait gagner beaucoup de temps.
La solution COMAX DMS peut être intégrée dans toutes les applications Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et contrôlée en glissant et déposant différents documents dans l’outil. En outre, l’outil peut être intégré dans COMAX SPLIT & MERGE ou directement sur votre copieur/scanner.
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