COMAX DMS

Systematisch en gestructureerd archiveren:

Het gestructureerd archiveren gebeurt via een pop-up waarbij een aantal meta-data gevraagd wordt. Hierdoor komt het document aansluitend met de juiste naam in de juiste map terecht. Bepaalde meta-data kunnen automatisch voorgesteld worden in de pop-up (vb. voorstel klant a.d.h.v. mailadres, herkenning dossiernummer uit onderwerp,…).

Deze pop-up om correct te archiveren wordt volledig op maat van uw verkenner-structuur gemaakt. We kunnen met meerdere factoren rekening houden:

• Meerdere vragen creëren verschillende sub-niveaus.
• Folders worden automatisch gecreëerd al naargelang er documenten in gearchiveerd worden.
• Naamgeving van de file wordt automatisch gegeven a.d.h.v. de meta-data en uw voorkeur. Bijvoorbeeld steeds dossiernummer of afkorting dossier-medewerker automatisch meegeven,…
• Er kan tevens een to-do aangemaakt worden in Outlook of in uw beheerpakket.
• Versiebeheer indien document met zelfde meta-data reeds eerder werd weggeschreven
• Automatisch afvinken van taken of aanvullen van gegevens in een beheerpakket
• Het document aanbieden in een digitale workflow in een derde pakket ( cfr Alfresco, Sharepoint,…)
• …

Wat zijn de voordelen:

1. In een gestructureerd archief vindt iedereen altijd zijn weg en het juiste document terug.
2.  Een digitaal archief is makkelijk deelbaar naar andere toepassingen of naar uw klanten (COMAX CONNECT).
3. U hoeft geen 2 archieven te onderhouden (eigen verkenner-structuur / DMS-pakket)
4. Automatische tekstherkenning van al uw documenten.
5. Kopiëren en plakken vanuit pdf-bestanden wordt mogelijk.
6. Op inhoud vindt u elk document terug in heel uw archief.
7. De reeds ingestelde toegangsrechten op uw server worden overgenomen zodat de juiste medewerkers de juiste informatie terugvinden.
8. Een centraal digitaal archief bespaart u veel tijd.

Bijkomend kan COMAX DMS oplossing geïntegreerd worden in alle Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) alsook aangestuurd worden door het slepen van diverse documenten naar de tool. Daarnaast kan de tool geïntegreerd worden in COMAX SPLIT & MERGE of rechtstreeks op uw kopieertoestel / scanner.

Ontdek wat Comax DMS voor uw onderneming kan betekenen. Vraag hier vrijblijvend een offerte of een persoonlijke demo aan.