UBO-Registraties: de uitdagingen en best practices voor accountants

Het beheer van UBO-registraties is voor accountants een steeds grotere uitdaging geworden. Complexe bedrijfsstructuren, voortdurend wijzigende wetgeving en de noodzaak om te voldoen aan verschillende deadlines maken dit proces voor accountants niet gemakkelijk. Het vraagt veel tijd en vergt tal van manuele handelingen. Om deze redenen kwamen verschillende accountancykantoren naar COMAX met de vraag voor een oplossing om dit proces te vereenvoudigen en te automatiseren.  Om een antwoord te bieden op deze groeiende behoefte, heeft COMAX een werkgroep van accountants samengesteld. Samen hebben we de pijnpunten in kaart gebracht en een oplossing ontwikkeld die perfect aansluit bij de specifieke noden van accountants: COMAX ubo.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste uitdagingen en de best practices rond UBO-registraties en hoe COMAX ubo hierin een verschil maakt.

De uitdagingen van UBO-Registraties

• Tijdsintensief proces en veel handelingen: Het beheren van UBO-registraties is tijdsintensief. Er zijn vele stappen die handmatig moeten worden uitgevoerd. Denk hierbij aan meermaals inloggen, meerdere keren invoeren van KBO-nummers en het verzamelen, controleren en updaten van gegevens. En dit op een soms trage en logge website. Jurgen Verhelst van ABC Verhelst vertelt “Het was niet ongebruikelijk dat we lang moesten wachten tot het systeem eindelijk laadde. Dit maakt het proces niet alleen tijdrovend maar ook zeer frustrerend.”
• Gebrek aan gestandaardiseerde procedures: Veel accountants werken nog met ad-hoc methodes, wat leidt tot inefficiëntie en fouten. Accountants zoals Jochen Meylaers van Imfabo merken op dat de traditionele manier van werken, waarbij gegevens handmatig in Excel bijgehouden en gewijzigd worden, niet alleen tijdrovend is, maar ook de kans op fouten vergroot.
• Veranderende wetgeving en deadlines: De gewijzigde regelgeving rond de jaarlijkse bevestigingen maken het beheer complex. Waar vroeger vaste deadlines voor de registraties golden, wordt nu de datum van het voorgaande jaar als referentie gebruikt. Elke klant heeft dus een verschillende deadline wat het moeilijk maakt om het overzicht te behouden.
• Meerdere inlogsessies en herhaaldelijk invullen van gegevens: Het herbevestigen vraagt om meermaals in te loggen en dezelfde gegevens meerdere keren in te voeren. Dit werkt niet efficiënt. Ook Katrien van Fiscalier erkent dit: “We moesten steeds opnieuw inloggen, dezelfde gegevens invoeren, en dat voor elke klant apart. Dat is een enorme tijdverspilling.” 
• Risico op boetes: Fouten in de UBO-registraties kunnen leiden tot zware boetes tot 22.500€. Dit verhoogt de druk op accountants om ervoor te zorgen dat de gegevens volledig, nauwkeurig en up-to-date zijn, een taak die vaak bemoeilijkt wordt door de eerdergenoemde uitdagingen.

Best practices

• Ontwikkel een duidelijke procedure: Een gestandaardiseerde, heldere procedure voor het (her)bevestigen van UBO-registers is cruciaal.  Met COMAX UBO gebeurt het hele proces vanuit 1 overzichtelijk dashboard waardoor je een eenvoudig een gestroomlijnde workflow kan opzetten die ervoor zorgt dat geen enkele stap over het hoofd wordt gezien. “Het systeem geeft ons een duidelijk overzicht van alle deadlines, zodat we precies weten wanneer we actie moeten ondernemen. Zo halen we makkelijk alle deadlines van onze UBO-registraties” zegt Veronique van VP Accountants.
• Verzamel volledige en nauwkeurige gegevens: Zorg ervoor dat alle UBO-gegevens volledig en accuraat zijn voordat ze worden geregistreerd. COMAX UBO biedt een centrale plaats waar alle informatie automatisch en overzichtelijk in wordt verzameld en beheerd, waardoor de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Zo heb je via het dashboard een actueel zicht van de status, de controlestructuur en de deadline van al je actieve mandaten.
• Blijf alert op wijzigingen: De eigendomsstructuur van bedrijven kan regelmatig veranderen. Het is belangrijk om voortdurend alert te blijven op deze wijzigingen en deze tijdig bij te werken. Met COMAX UBO kunnen wijzigingen eenvoudig worden ingevoerd dankzij een rechtstreekse link naar het juiste dossier op de site van FOD.
• Zorg voor overzichtelijke en correcte documentatie: Documentatie is een belangrijk onderdeel bij UBO-registraties. COMAX UBO biedt een gebruiksvriendelijk dashboard waar alle documentatie per mandaat bekeken of eenvoudig opgeladen kan worden.
• Communicatie met klanten: Een goede communicatie met klanten is essentieel om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van hun verplichtingen. COMAX ubo maakt het eenvoudig om klanten op de hoogte te houden van wijzigingen en hen te begeleiden in het proces. “We kunnen nu veel sneller en efficiënter de juiste informatie met onze klanten bespreken, wat ons werk enorm verlicht,” zegt Dries Cannaerts van Cannaerts Accountants.
• Hou deadlines haalbaar: Het respecteren van deadlines is cruciaal om boetes te vermijden. COMAX UBO helpt accountants hierbij door alle deadlines duidelijk mee te geven in het overzicht. Je filtert eenvoudig op de dringendste deadlines om ze vervolgens in bulk te registeren. Zo mis je nooit meer een deadline.

COMAX ubo: Ontstaan uit de praktijk

Door nauw samen te werken met deze werkgroep van accountants hebben we de tool COMAX ubo zo kunnen ontwikkelen dat het maximaal aan de behoeften voldoet en maximaal het UBO-proces automatiseert waardoor je tijd bespaart en fouten voorkomt.

• Handig dashboard en altijd up to date: Het dashboard van COMAX ubo geeft een duidelijk overzicht van alle ubo-gegevens van je actieve mandaten. Van hieruit beheer je het volledige UBO-proces en je hebt steeds een actueel zicht op de status, de controlestructuur en de deadline. Je behoudt de controle.
• Het volledig UBO- proces geautomatiseerd: U logt slechts één keer in en bevestigt periodiek alle UBO-registers in bulk.
• Eenvoudig aan te passen: Dien je iets aan te passen? Geen probleem, via een rechtstreekse link naar het juiste dossier op de site van FOD Financiën doe je dit met in één beweging.
• Deadline duidelijk in overzicht: COMAX ubo geeft duidelijk de deadlines voor het herbevestigen weer. Zo mis je nooit meer een deadline. 
• Automatische workflows: Na de herbevestiging gaat het proces automatisch verder dankzij automatische archivering en koppeling met je beheertoepassing (Admin-IS/Admin-Consult, Adsolut en AdminPulse) voor het updaten van de UBO-tab, het afvinken van de taak en de registratie van tijd en kosten.

“Met COMAX UBO hebben we eindelijk een tool die ons helpt om het UBO-proces niet alleen sneller en efficiënter te maken, maar ook foutloos. Dit geeft ons als accountants meer tijd en ruimte om ons te concentreren op het adviseren van onze klanten, in plaats van het managen van complexe administratieve taken.”

Virginie Walraedt van United Accountants

Hoewel handmatige en ad-hoc processen werken, kunnen ze tijdrovend zijn en vatbaar voor fouten. Het gebruik van gespecialiseerde software, zoals COMAX ubo, kan deze processen stroomlijnen en automatiseren, waardoor je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het bieden van waardevol advies en ondersteuning aan je klanten.

Meer weten over hoe COMAX ubo kan helpen?
Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of een gratis demo.