En tant que directeur financier de plusieurs holdings, dont Jobes Holding (propriétaire des concessions BMW/MINI Jorssen, Sneyers et Beliën entre autres), Metropool
Invest (avec les concessions Jaguar Land Rover Metropool Noord, Metropool Zuid et Metropool Kempen) et la branche immobilière AMB Holding, Jan Téblick était quotidiennement confronté à un problème qui prenait beaucoup de temps: la gestion des innombrables documents qui lui parvenaient via E-Box Enterprise. Avec plus de 30 entreprises, 350 employés et un parc automobile de 500 voitures, la charge administrative était considérable. La solution ? COMAX ebox.
Découvrez comment Jan utilise cette solution logicielle pour automatiser le suivi de l’e-Box Enterprise, ce qui lui permet de gagner un temps considérable.
Au début, Jan Téblick était lui-même responsable de l’ensemble du système e-Box Enterprise. “La procédure nécessitait de se connecter à plusieurs reprises, de consulter différents documents, de les télécharger et de déterminer ensuite à qui le document devait être transmis. C’était un travail fastidieux que je devais souvent effectuer le soir et le week-end pour que tout se passe bien.
Le volume important de documents provenant de plus de 30 entreprises doit être surveillé de près afin d’éviter les retards de paiement et les amendes pour infraction au code de la route. Quelque 500 voitures de nos entreprises circulent sur les routes, et nous louons également des voitures de remplacement à court et à long terme. Et puis encore, il y a les amendes routières qui s’élèvent parfois à une centaine par mois. Toute cette gestion était très complexe et chronographe, » confie Jan.
“Le grand avantage de COMAX ebox est que je ne dois plus rien faire pour cela. Tout est automatique et cela me permet d’économiser jusqu’à une demi-heure par jour.”
Jan Téblick, CFO de Jobes
Avec COMAX ebox, cette charge administrative appartient au passé. “Tous les documents e-Box Enterprise sont désormais automatiquement téléchargés et archivés dans le bon dossier sur notre Sharepoint ”. explique Jan. “Dès qu’un nouveau document est reçu, l’employé concerné est immédiatement informé qu’il est prêt pour lui. Il est ensuite facilement accessible dans le dossier Sharepoint.
Le grand avantage est que je ne dois plus rien faire moi-même, en tant que directeur financier.
Je ne dois plus me connecter, lire les e-mails, télécharger… Tout est désormais entièrement automatique grâce à cette solution. Cela me fait gagner énormément de temps, parfois jusqu’à une demi-heure par jour. Nous travaillons aussi beaucoup plus efficacement maintenant, tous les documents parviennent aux bons employés en temps voulu et il n’y a plus de blocages avec une seule personne”. déclare Jan Téblick.
“Non seulement nous sommes satisfaits de la solution COMAX ebox, mais la coopération est également très agréable. Lorsque des problèmes surviennent, ils sont résolus rapidement. COMAX tient ses promesses. C’est tout ce qu’il faut!” conclut Jan Téblick à propos de la coopération.
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