To e-Box Enterprise or not to e-Box Enterprise
That is the question. À partir de 2025, toutes les administrations publiques devront proposer leurs communications de manière numérique via E-box Enterprise. En tant qu’entreprise, vous avez encore le choix : allez-vous suivre le chemin numérique, préférez-vous conserver les versions papier, ou allez-vous opter pour une combinaison des deux ? Quoi qu’il en soit, pour les entreprises comme pour les bénéficiaires, l’obligation est également imminente et il vaut la peine d’anticiper déjà.
Dans cet article, nous vous présentons les avantages et les inconvénients de l’e-Box Enterprise, nous vous expliquons pourquoi un commutateur digital peut être avantageux et comment COMAX peut vous aider dans ce domaine.
Qu’est-ce que l’e-Box Enterprise?
La e-Box Enterprise est une plateforme digitale sécurisée développée pour offrir et centraliser en numérique toutes les communications officielles entre les gouvernements et les entreprises en toute sécurité. Un dispositif très utile et louable. La liste des fournisseurs ne cesse de s’allonger. Considérons, par exemple, les suivants documents :
- Documents de sécurité sociale: tels que les certificats et les communications de l’ONSS.
- Notifications légales: comme les annonces d’audits, les amendes (par exemple, amendes routières) ou de citations judiciaires.
- Notifications en matière d’environnement et de permis: par exemple, informations sur les permis ou les inspections.
- Certificats de sécurité et de santé au travail: rapports du SPF Emploi.
- Autres documents administratifs: subventions, mesures de soutien et autres avis relatifs à la politique.
Papier ou digital ?
Le choix que vous ferez pour votre entreprise est lié à la charge administrative qu’implique cette communication gouvernementale. Nous examinons les avantages et les inconvénients des trois choix possibles :
- Continuer à recevoir les communications de l’administration sur papier:
Ce choix présente le seul avantage que cette façon de travailler est déjà connue et ressentie comme familière. Il ne nécessite aucun effort d’adaptation aux nouvelles procédures.
Cependant, les inconvénients sont nombreux. Le flux des communications gouvernementales est lent, prend du temps et est source d’erreurs. Les documents arrivent d’abord par la poste. Un réceptionniste/employé administratif les reçoit et doit s’occuper de la distribution ultérieure afin que les bons documents parviennent aux bonnes personnes.
Il faut donc beaucoup de temps avant qu’un document puisse être traité. En outre, les documents risquent d’être bloqués quelque part, perdus ou égarés. De plus, vous devez continuer à gérer des archives papier à l’ancienne ou choisir de tout scanner manuellement.
- Une combinaison de papier et digital:
Bien que ce choix semble plus sûr, il peut entraîner un plus grand désordre dans votre administration. En effet, vous recevrez toutes les communications deux fois, à la fois sous forme de papier à la réception et sous forme digitale par le biais d’une notification par e-mail de la part d’e-Box Enterprise. Et pour savoir de quel document il s’agit, vous devez cliquer 10 fois et vous connecter une ou deux fois. Vous avez reçu plusieurs e-mails en même temps ? Dans ce cas, vous devrez recommencer à zéro mais sans prime de démarrage. 😉
Ce choix implique donc de nombreuses opérations en double, des entrées erronées ou en double, des responsabilités en double, …. En outre, comment gérez-vous ces archives ? De manière numérique, sur papier ou les deux?
- Entièrement digital via e-Box Enterprise:
Le passage au tout digital présente de nombreux avantages. Tout d’abord, vous travaillez sans papier. Deuxièmement, vous bénéficiez d’une réception rapide des documents administratifs, ce qui permet de les traiter rapidement. Enfin, les documents peuvent toujours être consultés sur le portail sécurisé.
Actuellement, cette mode opératoire présente encore des inconvénients. Les nombreux clics, la connexion, le téléchargement manuel, etc. rendent la consultation des documents et leur distribution vers le bon destinataire très fastidieux. Et vous avez plusieurs entreprises? Alors vous devez répéter toutes ces étapes pour chaque entreprise individuellement.
Il y a donc de nombreuses étapes à franchir avant de pouvoir procéder à l’envoi du document. Enfin, il convient d’être très vigilant face aux tentatives de phishing envoyés au nom d’e-Box Enterprise.
Pourquoi opter directement pour le digital
La dynamique engagée vers le numérique est irréversible. E-Box Enterprise deviendra à terme le seul endroit où recevoir les notifications et les documents officiels du gouvernement. Les entrepreneurs qui se convertissent dès maintenant seront mieux préparés lorsque la réception digitale deviendra obligatoire.
Un passage en temps voulu offre la possibilité d’adapter progressivement les employés et les procédures, et d’en faire rapidement une habitude. En outre, elle garantit un meilleur contrôle et une plus grande efficacité au sein de votre équipe.
Comment COMAX peut vous aider
Travailler de manière digitale signifie que vous devez contrôler régulièrement votre e-Box Enterprise afin d’éviter le risque de échéances manquées et les éventuelles amendes associées. Ce monitorage peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les grandes entreprises qui ont plusieurs sociétés ou un considérable parc automobile.
C’est là que COMAX intervient : notre solution COMAX ebox automatise la gestion complète de E-Box Enterprise et de Myminfin. Tous les documents et données de votre e-Box Enterprise, et donc MyMinfin inclus, sont automatiquement téléchargés, affichés dans un tableau de bord clair et transmis aux bonnes personnes dans votre organisation. Celles-ci peuvent ainsi s’en occuper à temps et vous-même, en tant que destinataire responsable, pouvez ignorer complètement les messages provenant d’e-Box Enterprise. Et en plus, vous évitez ainsi le risque d’envoi de courriels de phishing.
Avec COMAX ebox, vous gagnez du temps, vous évitez le chaos administratif et vous ne ratez plus jamais un délai. Pour en savoir plus sur COMAX ebox, cliquez ici.
Lisez ici le témoignage de Jobes Holding sur COMAX ebox (concessionaire BMW/MINI Jorssen, Sneyers et Beliën, entre autres), Metropool Invest (avec les concessions Jaguar Land Rover Metropool Noord, Metropool Zuid et Metropool Kempen) et aussi la branche immobilière AMB Holding).
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