Les enregistrements UBO: les défis et meilleures pratiques pour les comptables
La gestion des enregistrements UBO est devenue de plus en plus difficile pour les comptables. La complexité des structures d’entreprise, l’évolution constante de la législation et la nécessité de respecter divers délais ne facilitent pas ce processus. Cela prend beaucoup de temps et nécessite de nombreuses opérations manuelles. C’est pour ces raisons que plusieurs cabinets comptables se sont adressés à COMAX en demandant une solution pour simplifier et automatiser ce processus. Pour répondre à la demande croissante d’automatisation des procédures employées, COMAX a lancé un groupe de travail composé de comptables. Ensemble, nous avons identifié les goulots d’étranglement et développé une solution qui répond parfaitement aux besoins spécifiques des comptables : COMAX ubo.
Dans cet article, nous discutons de la manière dont COMAX ubo fait la différence dans ce domaine.
Les défis des enregistrements UBO


- Procédure à forte intensité de temps et nombreuses opérations: La gestion des enregistrements UBO prend beaucoup de temps. De nombreuses étapes doivent être exécutées manuellement. Il faut se connecter plusieurs fois, saisir plusieurs fois les numéros CBE, collecter, vérifier et mettre à jour les données – sur un site web parfois lent et lourd. Jurgen Verhelst de la fiduciaire ABC Verhelst déclare: “Il n’était pas rare que nous devions attendre longtemps avant que le système ne soit finalement chargé. Cela rendait le processus non seulement long, mais aussi très frustrant.”
- La manque de procédures standardisées: De nombreux comptables travaillent encore avec des méthodes ad hoc, ce qui est source d’inefficacité et d’erreurs. Des comptables comme Jochen Meylaers de la fiduciaire Imfabo notent que la méthode de travail traditionnelle, où les données sont conservées et modifiées manuellement dans Excel, est non seulement chronophage, mais aussi augmente la probabilité d’erreurs.
- La modification de la législation et des délais: La modification de la réglementation relative aux confirmations annuelles rend la gestion complexe. Alors qu’ils existaient auparavant des délais immuables pour les enregistrements, la date de l’année précédente sert désormais de référence. Chaque client a donc un délai différent, ce qui rend le suivi ultérieurement complex.
- Plusieurs sessions de connexion et saisie répétéé des données: La reconfirmation nécessite de se connecter plusieurs fois et de saisir plusieurs fois les mêmes données. Cela n’est pas efficace. Katrien de la fiduciaire Fiscalier le reconnaît également: “Nous devions nous connecter encore et encore, introduire les mêmes données, pour chaque client séparément. C’est une énorme perte de temps.”
- Le rique d’amendes: Les erreurs d’enregistrement UBO peuvent entraîner de lourdes amendes jusqu’à 22 500 euro. Cela accroît la pression sur les comptables pour qu’ils s’assurent que les données soient complètes, exactes et à jour, une tâche souvent compliquée par les difficultés susmentionnées.
Des meilleures pratiques


- Élaborer une procédure claire: Il est essentiel de disposer d’une procédure claire et standardisée pour la (re)confirmation des registres UBO. Avec COMAX UBO, l’ensemble de la procédure se déroule à partir d’un tableau de bord clair, que vous permet de mettre en place facilement un flux de travail rationalisé et vous garantit qu’aucune étape soit négligée. “Le système nous donne un aperçu clair de toutes les délais, ce qui nous permet de savoir exactement quand prendre des mesures. Nous respectons donc facilement tous les délais de nos enregistrements UBO”, déclare Véronique chez VP Accountants
- Collecter des données complètes et exactes: Assurez-vous que tous les données UBO soient complètes et exactes avant de procéder à l’enregistrement. COMAX ubo vous offre une plateforme centrale avec toutes les informations automatiquement et commodément collectées et gérées, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs. Par exemple, grâce au tableau de bord, vous disposez d’une vue actualisée de l’état, de la structure de contrôle et du délai de tous vos mandats actifs.
- Rester attentif aux changements: La structure de propriété des entreprises peut changer régulièrement. Il est important de rester attentif à ces changements et de les mettre à jour à temps. Avec COMAX ubo, les modifications peuvent être facilement mises à jour grâce au lien direct avec le von mandat sur le site du SPF.
- Veiller à la clarté et à l’exactitude de la documentation: La documentation est un élément important des enregistrements UBO. COMAX ubo offre un tableau de bord convivial où toute la documentation peut être consultée ou facilement téléchargée par mandat.
- Maintenir une bonne communication avec les clients: Une bonne communication avec les clients est essentielle pour s’assurer qu’ils sont conscients de leurs obligations. COMAX ubo permet d’informer facilement les clients des changements et de les guider tout au long du processus. “Nous pouvons maintenant discuter des bonnes informations avec nos clients beaucoup plus rapidement et plus efficacement, ce qui facilite énormément notre travail”, déclare Dries Cannaerts de Cannaerts Accountants.
- Veiller au caractère réalisable des échéances: Le respect des délais est essentiel pour éviter les pénalités. COMAX ubo aide les comptables à y parvenir en affichant clairement toutes les délais dans la vue d’ensemble. Vous pouvez facilement filtrer les délais les plus urgentes et les enregistrer en masse. Ainsi, vous ne manquerez plus jamais un délai.
COMAX ubo: Émergé de la pratique
En travaillant en étroite collaboration avec ce groupe de travail de comptables, nous avons pu développer le logiciel COMAX ubo de manière à ce qu’il réponde au mieux aux besoins et qu’il automatise au maximum le processus UBO, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs.


- Un tableau de bord pratique et toujours à jour: Le tableau de bord COMAX ubo offre une vue d’ensemble claire de toutes les données ubo de vos mandats actifs. De là, vous gérez l’ensemble du processus UBO et disposez toujours d’une vue d’ensemble actualisée de l’état, de la structure de contrôle, du délai et des documents probants. Vous gardez le contrôle.
- L’automatisation complète du processus UBO: Vous ne vous connectez qu’une seule fois et vous confirmez périodiquement tous les registres UBO en masse.
- Facile à modifier: Faut-il modifier quelque chose? Pas de problème : grâce au lien direct vers le bon mandat sur le site du SPF Finances, vous le faites en un seul geste.
- Le délai clairement indiqué dans l’aperçu: COMAX ubo affiche clairement les délais de reconfirmation. Ainsi, vous ne manquerez plus jamais un délai.
- Workflows automatiques intégrés: Après reconfirmation, la procédure se poursuit automatiquement grâce à l’archivage automatique et à la liaison avec votre application de gestion (Admin-IS/Admin-Consult, Adsolut et AdminPulse) pour la mise à jour de l’onglet UBO, le cochage de la tâche et l’enregistrement du temps et des coûts.
“Avec COMAX ubo, nous disposons enfin d’un logiciel qui nous aide à rendre le processus UBO non seulement plus rapide et plus efficace, mais aussi exempt d’erreurs. En tant que comptables, nous disposons ainsi de plus de temps et d’espace pour nous concentrer sur le conseil à nos clients, au lieu de gérer des tâches administratives complexes.”
Virginie Walraedt de United Accountants
Bien que les processus manuels et ad hoc fonctionnent, ils peuvent prendre beaucoup de temps et être sujets à des erreurs. L’utilisation d’un logiciel spécialisé, tel que COMAX ubo, peut rationaliser et automatiser ces processus, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir des conseils et un soutien précieux à vos clients.
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