Van der Valk Hotel Beveren spaart voltijdse arbeidskracht uit dankzij digitale tools.

Van der Valk Hotel Beveren maakt deel uit van de Van der Valk groep. Het viersterrenhotel beschikt over 196 kamers, 4 verschillende restaurants, meeting faciliteiten, feestzalen en een uitgebreide wellness- fitness omgeving.

“Daarnaast kan je ook terecht in onze escape rooms”, zegt Jurgen Van Den Branden, Finance Manager bij Van Der Valk Van der Valk Hotel Beveren. “We hebben niet stilgezeten tijdens de corona-periode. Onlangs hebben we de eerste gasten ontvangen in ons nieuw grillrestaurant “Le Jardin”. Volledig corona proof en uitgerust met een filmzaal. Zo kunnen onze gasten in alle comfort genieten van een avondje film, voetbal, Tour de France of Olympische Spelen. Eind juli openen we ook onze nieuwe vleugel met 63 luxekamers” waaronder 11 suites.

Complexe administratie vraagt veel tijd

De administratie en boekhouding bijhouden is een hele uitdaging voor een groot hotel zoals Van der Valk Hotel Beveren. Van Den Branden slaakt een diepe zucht als hij eraan terugdenkt: “Nog geen twee jaar geleden deden we alles manueel: facturen kopiëren, klasseren, bestelbonnen en facturen opzoeken en koppelen, … Maar ook het bijhouden van de inkoopfacturen en technische fiches was een hele uitdaging. Er ging heel veel tijd verloren aan opzoekwerk.”

Daarom ging Van der Valk Hotel Beveren op zoek naar een manier om hun administratie en boekhouding efficiënter te laten verlopen. Zo kwamen ze al snel uit bij de digitale oplossingen van Comax.

Digitale oplossingen bij Van der Valk Hotel Beveren

Van der Valk Hotel Beveren was in de eerste plaats op zoek naar een oplossing om het opzoeken van facturen, bestelbonnen en andere documenten makkelijker en sneller te maken. Ze kozen voor de volgende digitale tools van Comax:

Zodra Van der Valk Hotel Beveren via mail een bestelling ontvangt, wordt deze mail (incl. eventuele bijlagen) met één druk op de knop als PDF opgeslagen in de hiervoor voorgeprogrammeerde Comax folder. Comax doet dit door alle openstaande schermen te scrapen. De software zoekt het betreffende bestelnummer op in het ordersysteem waarin alle bestellingen genoteerd staan.

Via Comax Print wordt de bestelbon vervolgens automatisch toegevoegd aan de factuur, samen met de verkoopsvoorwaarden en eventuele commerciële acties. Het geheel wordt aansluitend automatisch digitaal verstuurd naar de klant. Elk factuur wordt tevens digitaal gearchiveerd.

“Dankzij de digitale oplossingen van Comax sparen we nu een voltijdse arbeidskracht uit.”

Jurgen Van Den Branden – Finance Manager bij Van Der Valk Hotel Beveren

Met Comax UBL wordt elke aan- en verkoopfactuur automatisch omgezet naar een universeel UBL-bestand. Zo kunnen de aankoopfactuurgegevens direct ingelezen worden in het boekhoudpakket van Van der Valk Hotel Beveren. Daarnaast wordt, tevens dankzij Comax Ubl, elke uitgaande pdf-factuur ook verstuurd als UBL-file.  Hierdoor kunnen klanten de factuur sneller verwerken met als positief gevolg dat ze ook sneller betaald wordt. Een dubbel voordeel voor Van der Valk Hotel Beveren dus.

Met Comax Split & Merge kunnen allerhande documenten (PDF, mails, JPG, Word, …) gemakkelijk gesplitst worden in individuele bestanden of samengevoegd en omgezet worden naar PDF. Die kunnen vervolgens meteen opgeslagen worden in hun verkenner of document-managementsysteem. Dankzij de tekstherkenning (OCR) kan elk van deze documenten op inhoud worden doorzocht. Zo wordt het opzoeken van gegevens en documenten heel makkelijk. “We gebruiken het ook om technische fiches van onze installaties en apparaten digitaal op te slaan”, zegt Van Den Branden. “Zo kunnen we bij een defect onderdeel, snel de juiste gegevens over het betreffende onderdeel terugvinden via een simpele search in ons digitaal archief.”

“Goede service met snelle interventies”

“De implementatie van de verschillende Comax tools ging heel vlot”, vertelt Van Den Branden. Dankzij de snelle interventies van Comax waren de weinige schoonheidsfoutjes ook heel snel opgelost. De na-service is heel goed en ze spelen steeds kort op de bal.”

Wil jij jouw administratie digitaliseren en vereenvoudigen?
Ontdek hier al onze digitale oplossingen

6 september 2021