To e-Box Enterprise or not to e-Box Enterprise
That is the question. Vanaf 2025 dienen alle overheidsinstellingen hun communicatie verplicht digitaal aan te bieden via E-box Enterprise. Als bedrijf heeft u voorlopig nog de keuze: gaat u mee in dit digitale verhaal, behoudt u liever nog de papieren versies of kiest u voor een combinatie van beide? Hoe dan ook staat voor de ondernemingen als ontvanger de verplichting er ook aan te komen en loont het de moeite om al vooruit te kijken.
In dit artikel nemen we u mee in de voordelen en nadelen van e-Box Enterprise, waarom een digitale overstap slim kan zijn en hoe COMAX u hierin kan helpen.
Wat is e-Box Enterprise?
E-Box Enterprise is een beveiligd digitaal platform dat werd ontwikkeld om alle officiële communicatie tussen overheden en ondernemingen veilig aan te bieden en digitaal te centraliseren. Een zeer nuttig en lovenswaardig opzet. De lijst van aanbieders groeit steeds verder aan, denk bijvoorbeeld aan de volgende documenten:
- Sociale zekerheidsdocumenten: zoals attesten en communicatie van de RSZ.
- Juridische meldingen: denk aan aankondigingen van audits, boetes (bv verkeersboetes) of gerechtelijke aanmaningen.
- Milieu- en vergunningsmeldingen: bijvoorbeeld informatie over vergunningen of inspecties.
- Arbeidsveiligheids- en gezondheidscertificaten: meldingen van het FOD Werkgelegenheid.
- Andere administratieve documenten: zoals subsidies, steunmaatregelen en andere beleidsgerelateerde berichten.
Papier versus digitaal
De keuze die u maakt voor uw onderneming heeft betrekking op de administratieve belasting die deze overheidscommunicatie vraagt. We bespreken de voor- en nadelen van de 3 keuzemogelijkheden:
- Overheidscommunicatie op papier blijven ontvangen:
Deze keuze heeft als enige voordeel dat deze werkwijze reeds bekend is en vertrouwd aanvoelt. Het vraagt geen enkele moeite om zich aan te passen aan nieuwe procedures.
Nochtans zijn de nadelen rijkelijk aanwezig. De flow die deze overheidscommunicatie moet maken is langzaam, tijdrovend en foutgevoelig. De documenten komen eerst binnen via de post. Een receptioniste/ administratieve bediende neemt deze in ontvangst en moet zorgen voor de verdere verdeling zodat de juiste documenten bij de juiste personen terecht komen.
Een lange tijd dus vooraleer een document verwerkt kan worden. Daarbij lopen documenten het risico dat ze ergens blijven hangen, verloren gaan of misplaatst worden. Bijkomend moet u een old school papieren archief blijven beheren of ervoor kiezen om alles manueel in te scannen.
- Een combinatie papier & digitaal:
Hoewel deze keuze veiliger lijkt, kan dit net voor meer chaos in uw administratie zorgen. U ontvangt namelijk alle communicatie dubbel, zowel op papier via de receptie als digitaal via mailverwittiging van e-Box Enterprise. En oh ja, om te weten over welk document het gaat, dient u 10 keer te klikken en 1 of 2 keer in te loggen. Meerdere mails ineens gekregen? Dan mag u weer langs start passeren maar u ontvangt geen premie. 😉
Deze keuze betekent dus vele dubbele handelingen, verkeerde of dubbele input, dubbele verantwoordelijkheden, …. En bovendien, hoe beheerst u dit archief? Digitaal, op papier of beide?
- Volledig digitaal via e-Box Enterprise:
Er zijn vele voordelen als u kiest om volledig digitaal te gaan. Ten eerste kan u papierloos werken. Ten tweede geniet u van een snelle ontvangst van overheidsdocumenten en kunnen deze dus ook snel verwerkt worden. Ook zijn de documenten altijd terug te vinden in het beveiligd portaal.
Momenteel kent deze manier van werken toch ook nog een nadeel.
Het vele klikken, inloggen, downloaden, … maakt het proces om documenten te consulteren en bij de juiste ontvanger te krijgen zeer omslachtig. En heeft u meerdere vennootschappen? Dan moet u deze stappen herhalen voor elke vennootschap.
Er zijn dus vele stappen nodig alvorens u met het document verder kunt. En niet onbelangrijk, u moet zeer alert zijn op phishingmails die worden uitgestuurd in naam van e-box Enterprise.
Waarom nu reeds kiezen voor digitaal
De trend richting digitalisering is onomkeerbaar ingezet. E-Box Enterprise wordt uiteindelijk de enige plek waar officiële meldingen en documenten van de overheid op binnenkomen. Ondernemers die nu al overschakelen, zijn beter voorbereid wanneer de digitale ontvangst verplicht wordt.
Een tijdige overstap biedt de kans om medewerkers en processen geleidelijk aan te passen, waardoor deze digitale werkwijze snel een gewoonte wordt. Bovendien zorgt het voor meer controle en meer efficiëntie binnen uw team.
Hoe COMAX u kan helpen
Een digitale werkwijze betekent dat u regelmatig uw e-Box Enterprise moet monitoren om het risico op gemiste deadlines en mogelijke sancties te vermijden. Deze monitoring kan, vooral voor grotere bedrijven met meerdere vennootschappen of een uitgebreid wagenpark, zeer tijdrovend zijn.
Hier komt COMAX in beeld: onze softwareoplossing COMAX eBox automatiseert het volledige beheer van E-Box Enterprise en ook van Myminfin. Zo worden alle documenten en gegevens uit uw e-Box Enterprise, én dus ook uit MyMinfin, automatisch gedownload, weergegeven in een overzichtelijk dashboard en doorgestuurd naar de juiste personen binnen uw organisatie. Zo kunnen zij er tijdig mee aan de slag en mag u als verantwoordelijke ontvanger de mails van e-Box Enterprise volledig negeren. Een bijkomend voordeel is dat u zo ook het risico op phishingmails vermijdt.
Met COMAX ebox wint u dus aan tijd, voorkomt u administratieve chaos, en mist u nooit nog een deadline. Ontdek hier alles over COMAX ebox.
Lees hier de getuigenis van Jobes Holding over COMAX ebox (eigenaar van o.a. de BMW/MINI concessies Jorssen, Sneyers en Beliën), Metropool Invest (met de Jaguar Land Rover concessies Metropool Noord, Metropool Zuid en Metropool Kempen) en ook de vastgoedpoot AMB Holding.)
Wilt u meer weten over onze oplossing en e-Box Enterprise?